Реферати » Реферати з управління » Автоматизовані системи управління та бронювання в засобах розміщення

Автоматизовані системи управління та бронювання в засобах розміщення

ПЛАН

Введення

1. Теоретичні основи використання засобів інформатизації та автоматизації в засобах розміщення

1. Особливості автоматизації менеджменту в засобах розміщення

2. Основи АСУ засобів розміщення

3. Досвід використання систем автоматизації управління та бронювання

2. Приклад розробки локальної системи бронювання готельних послуг на основі СУБД Microsoft Access

Висновок

ВСТУП

Будь-яка сучасна готель, навіть без урахування неспецифічних послуг, являє собою складний комплекс функціональних ланок, від злагодженості роботи якого залежить успішність існування підприємства на ринку. При зростанні обсягу продажів з одного боку і посилюється конкуренції з іншого, підвищується значення оперативності в роботі персоналу. У вирішенні цієї проблеми наріжним каменем виступає комплексна автоматизація готелю, що досягається застосуванням Автоматизованих Систем Управління (АСУ) готелем, або - в англійському варіанті - Property Management System (PMS). Основною функцією таких систем є представлення стану номерного фонду, інформація про зайнятість (зарезервірованності) кожного конкретного номера, що дозволяє здійснювати планування продажів номерів в майбутньому, або бронювання, і поточний контроль за діяльністю засоби розміщення.
Крім іншого, АСУ дозволяють позбавитися від паперової тяганини і виключити або максимально зменшити можливість помилок, так званого людського фактора, що є причиною додаткових незручностей і матеріальних витрат.

Впровадженню АСУ в російській готельної індустрії традиційно перешкоджає слабка технічна оснащеність (в основному це стосується малих готелів), консервативність директорів і керуючого персоналу, відносна дорожнеча присутніх на ринку програмних продуктів і удавана складність їх впровадження і експлуатації.

Недостатнє освітлення, засноване в основному лише на публікаціях, оплачених фірмами-виробниками і що становлять по суті рекламну інформацію з притаманними їй вадами, не дає повного уявлення про предмет дослідження. Це в свою чергу є причиною обгрунтованих побоювань підприємців з приводу його складності. А між тим, сучасні інструменти дозволяють створити локальну АСУ прийнятного рівня навіть простому користувачеві категорії «advanced» , наділеному базовими навичками спілкування з комп'ютером, необхідною літературою і бажанням.

Метою цієї роботи є доказ неспроможності вищевказаних негативних факторів по відношенню до перспективності та ефективності використання засобів автоматизації в управлінні номерним фондом і бронюванні.

У завдання роботи входять опис структур, механізмів і можливостей типових систем управління та бронювання, дослідження та аналіз досвіду використання зазначених АСУ підприємств готельного бізнесу, огляд ринку програмних продуктів з автоматизації готельної діяльності та самостійна розробка прикладу PMS для використання в малих готелях.

1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ВИКОРИСТАННЯ КОШТІВ ІНФОРМАТИЗАЦІЇ І

АВТОМАТИЗАЦІЇ В ЗАСОБАХ РОЗМІЩЕННЯ

1 Особливості автоматизації менеджменту в засобах розміщення

Перш за все при розгляді проблем автоматизації господарської діяльності засобів розміщення необхідно усвідомити для себе принципи побудови та механізми функціонування типового підприємства готельного бізнесу.

Отже, готель - це майновий комплекс (будівля, частина будівлі, обладнання та інше майно), призначене для надання послуг розміщення (Квартальнов, Зорін). Будучи визначена як колективний засіб розміщення, готель об'єднує в собі кількість номерів
(гостьових кімнат), починаючи від необхідного законодавчо встановленого рівня (в Росії він становить 10 номерів) і до кількості, що залежить від типу і задач конкретного підприємства. Всі номери підпорядковуються єдиному керівництву та групувати в класи і категорії відповідно до наданими послугами і які є устаткуванням.

Організаційна структура засоби розміщення в її канонічному розумінні складається комплексу відділів (служб, департаментів), які умовно можна розділити на дві групи. Функція служб першої полягає у безпосередньому контактуванні з гостями та оперативному їх обслуговуванні. В англійському варіанті цю групу вдало називають «front-office» . Якщо подумки пройти за прибувають гостем, можна скласти уявлення про структуру цієї частини організаційної структури готелю. Для більш повної замальовки візьмемо за приклад готель високого класу. Першою точкою контакту є співробітник гаражної служби, що бере на себе обов'язки з паркування та консервації автомобіля гостя. Далі естафету приймає швейцар
(найчастіше виконує чисто декоративні функції) і посильний в холі, який приймає багаж. Гість реєструється у портьє, ідентифікуючи свою броню
(якщо така є), заповнюючи картку гостя (про неї мова ще піде далі), отримуючи і оплачуючи номер. Все. Чистоту і спокій тим часом підтримує служба покоївок і чергові на поверхах. Ланцюжок невелика, але оскільки перші враження найважливіші, і виправити їх шансу не представиться, координація тут надзвичайно важлива. Про приїзд гостя необхідно знати заздалегідь, мати вільний і повністю підготовлений і функціонуючий житловий номер. Процедура ідентифікації і реєстрації повинна проходити швидко і без помилок. Саме у спрощенні і прискоренні цього процесу і полягає основна функція готельної АСУ.

Дещо інша ситуація має місце в групі відділів, робота яких присвячена функціонуванню внутрішніх механізмів підприємства, а саме: відділі маркетингу, бухгалтерії (фінансовий відділ), адміністрації. Саме сюди стікається велика частина інформації, де вона систематизується, аналізується і екстраполюється. Це так званий back-office засоби розміщення.

Рис.1. Типова організаційна структура готелю

Розглядаючи потоки інформації (а саме її отримання, зберігання, обробка, аналіз і відображення лежить в основі АСУ), виділимо наступні ланки в ланцюжку:

Подача запиту з інформацією про бронювання

(Ім'я та координати гостя, терміни і параметри броні, її ідентифікатор)
Пошук номера, що задовольняє запиту, його резервування

Приїзд клієнта, ідентифікація, реєстрація в якості гостя

(запитується ряд даних від імені клієнта до його місця проживання та роботи - остання просто необхідно для пошуку боржників і підтримки контактів з постійними клієнтами)

Контроль регулярного обслуговування (прибирання, доставка преси, сніданків та інше

Інформація про оплату проживання, послуг, внесених депозитів і так далі - баланс рахунку гостя

Попередження про закінчення терміну проживання і процедура виселення та розрахунку, або продовження строку подання послуг розміщення

Цей список далеко не повний, однак представляє основні функції системи, більш ніж достатні для успішного функціонування малої (до 50 номерів) готелю.

Специфічність засоби розміщення малого типу полягає в мінімізації надаваних послуг, вся сукупність яких найчастіше зводиться до проживання, і невеликій кількості гостей. Список додаткових послуг або відсутня зовсім, або обмежується кількома пунктами, часто зумовленими спеціалізацією підприємства. Це в першу чергу готелі бюджетного класу, мотелі, bed & breakfast, туристські ночівлі, гірські готелі тощо. Тут основна увага приділяється контролю за номерним фондом, а тому до засобів автоматизації такого готелю пред'являється набагато менше вимог, ніж до АСУ повносервісних готелю. Часто АСУ такого готелю являє собою найпростішу комп'ютерну базу даних з набором фільтрів для відображення інформації та інструментів для її зміни. Функції системи часто обмежуються контролем поточного стану номерного фонду та бронюванням. При бажанні будь-який грамотний співробітник може сам побудувати таку АСУ і з успіхом її експлуатувати.

Найпростіша саморобна або замовна АСУ може чесно служити готелі протягом довгих років, якщо немає планів на розширення фондів або підключення до ланцюжках готельних підприємств або глобальних систем резервування. У цьому випадку кращим рішенням буде відразу покластися на професійний продукт.

4 Основи АСУ засобів розміщення

Типова система автоматизації діяльності засобів розміщення у своїй структурі об'єднує відділи готелі, що знаходяться в оперативній взаємодії один з одним. Фізично вся генерується інформація знаходиться на центральному сервері підприємства і являє собою базу даних, об'єднуючу цілком стандартний набір базових таблиць: номери, клієнти, бронь, рахунки, звіти.

За допомогою знаходяться на робочій станції кожного конкретного відділу наборів форм і інструментів для відображення та зміни поточної інформації, співробітник готелю отримує можливість оперативно отримувати доступ до віртуальної моделі засоби розміщення, що дозволяє реєструвати бронь, заселяти і виселяти гостей, встановлювати та змінювати тарифи, вести архів подій і програмними засобами аналізувати поточний стан та динаміку роботи готелю.

Розглядаючи готельне підприємство як сукупність функціональних відділів, отримаємо таку структуру АСУ

В даний момент далеко не кожна система об'єднує всі ці модулі в одне ціле. У зв'язку з широким розповсюдженням спеціалізованих програмних продуктів, складністю розробки власних конкурентоспроможних проектів або незатребуваність цих модулів великою кількістю клієнтів, деякі з складових частин АСУ не входять до основний пакет і встановлюються окремо. Найбільш часто це стосується модуля бухгалтерії, ресторану (не всяка готель може їм похвалитися) і забезпечення додаткових і часто нестандартних послуг, як-то: тарифікація телефонних розмов, послуги платного телебачення, система електронних платежів і т.п.

В якості бухгалтерської системи використовуються в основному продукти компанії 1С, зарекомендували себе як потужні, гнучкі та легкі у використанні інструменти ведення бухгалтерського обліку.

Серед АСУ ресторану найбільш популярні вітчизняні розробки
TillyPad (компанія Компліт, Санкт-Петербург, www.tillypad), Магія
( компанія ІТТ, Москва, www.ivs-company), Компас (ІНКОМСОФТ, Москва, www.incomsoft), R-keeper (UCS, Москва, www.ucs), що мають солідний послужний список установок, у тому числі в готелях. Зазначені системи ведуть облік пакетів послуг харчування, нараховують оплату за послуги ресторану на рахунок гостя, контролюють харчування гостей, що проживають з різними тарифами.

У разі надання засобом розміщення послуг зв'язку корисно буде встановити програмовані АТС (Alcatel, Ericsson, Siemens, NEC, Definity,
Meridian, GDX, Bosch, Panasonic і інші ). При наявності в АТС спеціального програмного забезпечення для готелів система може підтримувати функції управління станцією: on-line тарифікація дзвінків з одночасною проводкою відповідних сум на рахунок гостя, відключення телефону в номері по перевищенню депозиту, а також дистанційна установка поточного стану номера (наприклад, прибраний або

Сторінки: 1 2 3 4

енциклопедія  з сиру  аджапсандалі  ананаси  узвар