загрузка...

трусы женские
загрузка...
Реферати » Реферати з управлінських наук » Організація діловодства

Організація діловодства

1.Краткая історія розвитку діловодства.
Визначення діловодства за ГОСТом 16487-83 (назва ГОСТу).
Взаємозв'язок питань удосконалення діловодства з питаннями розвитку та удосконалення управління.
Визначення діловодства за ГОСТом 16487-83 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення » :
Справжній стандарт встановлює основні терміни та визначення понять, що застосовуються в області діловодства та архівної справи.
Терміни, встановлені стандартом, обов'язкові для застосування в документації всіх видів, навчальної та довідкової літератури.
Діловодство - діяльність, що охоплює документування і організацію роботи з документами.
Документ - матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі і просторі.

З давніх часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми маємо можливість дізнатися історію своєї країни, її героїчне минуле, особливості побуту свого народу, правові форми та етичні норми взаємовідносин між людьми.
Необхідність створення документів виникла одночасно з появою писемності. Більш того, вважають, що саме потреба в створенні різних документів (угод, договорів тощо) та спричинила появу писемності як способу викладу інформації не тільки особистого, але й державного значення. Уже в Vв. до нашої ери давньоримський плебс вимагав введення чітких «писаних» законів. Створення зафіксованих на папері законів та правил було також головною вимогою середньовічних повстань. Коли ж з'явилися закони від діловода вимагалося абсолютна точність формулювань і бездоганне знання форми викладу, інакше документ втрачав силу.
З розвитком писемності документи стали способом спілкування і передачі інформації.
До кінця ХVв. державних установ ще не існувало, їх функції виконували окремі посадові особи або органи, що здійснюють свою діяльність або з дуже обмеженим штатом чиновників, або взагалі без штату. Єдина система діловодства була затребувана самою системою управління.
Однак, письмові документи, що дійшли до нашого часу, доводять що, вже в Хв. була культура написання документів. Це договори з Візантією 911і 945гг.
Документи зберігалися в центральних храмах, у великих містах існували сховища документів, а місцем створення документів стали храми, присвячені покровителям цехових ремесел-рибалок, торговців різним товаром. У цих храмах велися судові справи і книги запису торговельних операцій, а зберігання документів в храмах надавало юридичну силу. Великий юридичною силою володіли церкви.
Із збільшенням числа створюваних документів, накопичилися і традиції у сфері документування, що призвело до створення штату професійних фахівців в області створення та обробки документів. Цей штат складався з псаломщиків і дяків. Також стали формуватися стійкі зразки звернень та завершень в документах, формуляри, тобто типові стійкі форми окремих документів, з яких складалися своєрідні посібники з діловодства - «формулярнікі» . Документи скріплювали буллами - свинцеві печатки.
З часом змінювалася і графіка писемності, спочатку документи складалися статутний манерою письма, виписуванням літер із прямими обрисами. Пізніше використовувався полуустав, який дозволив прискорити процес письма за рахунок виносних букв і скорочень окремих слів. Документ складався суцільним текстом, без поділу на окремі слова, а знаком пунктуації стала використовуватися точка в кінці речення.
Сформовані практикою традиції поступово ставали нормами звичаю, закладаючи основу майбутньої системи діловодства.
Система державного діловодства почала формуватися з середини ХVв. Управління державою склалося з питомої князівства, хоча це не можна було назвати державою, це було господарство князя. Деякі доручення виконували бояри, наближені до князя. Вся діяльність з питань державного управління об'єднувалася вищим урядовим установою - Боярської Думою. Вдалося створити сильну централізовану систему управління. Боярська Дума і накази виконували всі найважливіші функції адміністративного управління, тому цей період називають наказним.
Проте в цей період не було налагодженої системи управління. Для ведення, справи передавалися певним особам, або в управлінні брало участь кілька відомств, що призводило до плутанини.
Організацією та веденням діловодства займалися дяки і піддячі, розпорядча діяльність цілком належала наказним суддям.
В наказовій хаті зберігалася державна міська печатка, грошові суми і велося діловодство. Наказовому хата ділилася на столи, вона представляла собою і канцелярію, і архів. Документи розміщувалися на столах або на лавах, особливо цінні поміщали в скринях-ларях, там же і велася поточна робота і прийом відвідувачів.
В діловодстві наказів використовувалася дуже цікава форма документа - стовпець (стовп, столпік), тобто сувій з підклеєних один до одного вузьких аркушів паперу, разом з цим зароджувалася і почала застосовуватися тетрадний форма. У міру необхідності зошити збиралися разом, перепліталися і укладалися книги. В книгах велися списки, фінансові, облікові, реєстраційні записи і ін.
Важливою ознакою офіційного документа був його формуляр. Це визначалося наявністю стійких інформаційних елементів документа (реквізитів, мовних формул), розташованих у певній послідовності, специфічної для кожного виду документа.
В документах цього періоду, більшість реквізитів ще не виділялося з тексту, тобто звернення, адресат, дата документа, позначення автора та ін., зміст документа становив суцільний текст. В заключній частині документа позначалася дата її складання і місце, де вона була написана.
В наказовій період поступово створюється система діловодства центральних і місцевих установ, складається штат, створюються стійкі форми документів і прийоми їх складання. Проте держава не брало до уваги загальні адміністративні правила, тому не могло ввести систематичного порядку в організацію установ та їх діловодство.
Відсутність в колишніх установах встановленого законом порядку, загальних письмових форм документів, постійних термінів, для виробництва справ, уряд змушений був шукати нові форми державного устрою. З'являються нові установи бюрократичного типу і регламенти для них, точно визначають склад, організацію, компетенцію і діловодство.
Сенат став першим законодавчим органом і органом нагляду за урядовими установами. У той час всього було створено 12 колегій. Кожна колегія керувалася своїм регламентом. Після чого законодавчою основою реформи став «Генеральний регламент» , який ввів систему діловодства, яка отримало назву «колезький» діловодство.
Зі створенням Генерального регламенту діловодство узаконюється. Діловодна діяльність закріплюється за самостійним підрозділом-канцелярією. Були розроблені питання про правильне ведення реєстрації документів, що забезпечувало збереження документів, оперативне ведення довідкової роботи, контроль за рухом документів і їх виконанням. Також були детально опрацьовані питання документування і руху справ (документообігу).
В колезького діловодстві виникало велике число нових документів, з'явилися і нові назви документів, такі як векселі, облігації, реляції, мемории, рапорти, журнали, протоколи, кореспонденція, інструкції та інші.
В цей час відбуваються великі зміни у формі документів. Самостійними елементами формуляра стають дата документа і найменування документа. З'являються ряд реквізитів, що відображають різні стадії процесу документування або стадії обробки документів: підписи, позначки про погодження, реєстраційні індекси, відмітка про контроль, відмітка про направлення у справу та інші.
З збільшенням документообігу значно піднявся обсяг письмової роботи у канцелярських чиновників, що призвело до повільності діловодства і тяганині.
Велике значення для організації діловодства має встановлена ??«Установою для управління губерній» «ієрархія влади і місць» , що визначило порядок відносин між собою вищих центральних і місцевих установ. Цей ієрархічний порядок взаємовідносин установ присутній в деякій мірі і в сучасному діловодстві.
Початок ХIХ століття зустріло нові реформи державного управління та діловодства, яка торкнулася головним чином верхній рівень управління - вищі й центральні установи і завершило формування системи центральних і місцевих установ.
Нова система управління - міністерська, була заснована на створенні міністерств з керуючими міністрами, що було необхідно для більш низькою і оперативної системи управління.
У 1802 році були створені перші міністерства. Комітет міністрів стало вищим адміністративним установою.
Пізніше, в 1910 році, була створена Державна Рада - вищий законосовещательное установа. Разом з цим була проведена реформа Сенату, який стає вищою судовою інстанцією, що виконує функцію нагляду за урядовим апаратом. «Загальні установою міністерств» приймалося однаковість в систему діловодства міністерств, а саме: створення документів, архівне зберігання, форми документів, за якими скоюється діловодство, рухом документів і справ.
Істотні зміни в системі управління зазнали і форми документів. З'являються бланки установ з кутовим розташуванням реквізитів. До складу реквізитів бланка включалися найменування установи, найменування структурних підрозділів, що відображають місце підрозділів - автора в структурі установи (департамент, відділення, стіл). Також включаються до складу реквізитів бланка дата документа, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа. З'являється посилання на

Сторінки: 1 2 3
загрузка...
ur.co.ua

енциклопедія  з сиру  аджапсандалі  ананаси  узвар