Реферати » Реферати з економіки » Совершенстование інформаційних потоків підприємства

Совершенстование інформаційних потоків підприємства

призводить до обопільної згоди що спілкуються. Найчастіше причина такої низької ефективності полягає в забутті того факту, що комунікація - це обмін.

В ході обміну обидві сторони відіграють активну роль. Обмін інформацією відбувається тільки в тому випадку, коли одна сторона «пропонує» інформацію, а інша сприймає її. Щоб було саме так, варто приділяти пильну увагу комунікаційному процесу.

Комунікаційний процес - це обмін інформацією між двома або більш людьми.

Основна мета комунікаційного процесу - забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень. Однак сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування брали участь у обміні людей. Щоб краще розуміти процес обміну інформацією й умови його ефективності, слід виділити наступні стадії процесу, в якому беруть участь двоє чи більше людей.

У процесі обміну інформацією можна виділити чотири базових елементи.
1. Відправник, особа, що генерує ідеї або збирає інформацію і передає її.
2. Повідомлення, власне інформація, закодована за допомогою символів.
3. Канал, засіб передачі інформації.
4. Одержувач, особа, якій призначена інформація і яка інтерпретує її.

При обміні інформацією відправник і одержувач проходять кілька взаємопов'язаних етапів. Їх завдання - скласти повідомлення і використовувати канал для його передачі таким чином, щоб обидві сторони зрозуміли і розділили вихідну ідею. Це важко, бо кожен етап є одночасно точкою, в якій зміст може бути пошкодженим або повністю втрачено. Зазначені етапи такі:
1. Зародження ідеї.
2. Кодування і вибір каналу.
3. Передача.
4. Декодування.

Ці етапи проілюстровані в додатку 2 у вигляді простої моделі процесу комунікацій.

Хоча весь процес комунікацій часто завершується за кілька секунд, що утрудняє виділення його етапів, необхідно проаналізувати ці етапи, щоб показати, які проблеми можуть виникати в різних точках.

Зародження ідеї. Обмін інформацією починається з формулювання ідеї або відбору інформації. Відправник вирішує, яку значиму ідею або повідомлення варто зробити предметом обміну. На жаль, багато спроб обміну інформацією обриваються на цьому першому етапі, оскільки відправник не витрачає достатнього часу на обмірковування ідеї.

Важливо пам'ятати, що ідея ще трансформована на слова або придбала інший форми, в якій вона послужить обміну інформації.
Відправниквирішив тільки, яку саме концепцію він хоче зробити предметом обміну інформацією. Щоб здійснити обмін ефективно, він має прийняти у розрахунок безліч чинників.

Кодування і вибір каналу. Перш ніж передати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати її, використавши для цього слова, інтонації і жести (мова тіла). Таке кодування перетворює ідею в повідомлення.

Відправник повинен також вибрати канал, сумісний з типом символів, використаних для кодування. До деяких загальновідомих каналів відносяться передача мови і письмових матеріалів, а також електронні засоби зв'язку, включаючи комп'ютерні мережі, електронну пошту, відеострічки і відеоконференції. Якщо канал непридатний для фізичного втілення символів, передача неможлива. Картина інколи варта тисячі слів, але не при передачі повідомлення по телефону. Подібним чином може бути нездійсненним одночасна розмова з усіма працівниками відразу. Можна розіслати пам'ятні записки, що передують зборів невеликих груп, для забезпечення розуміння повідомлення і прилучення до проблеми.

Якщо канал не дуже відповідає ідеї, що зародилася на першому етапі, обмін інформацією буде менш ефективний. Наприклад, керівник хоче попередити підлеглого про недозволенности допущених останнім серйозних порушень заходів безпеки, і робить це під час легкої розмови за чашкою кави або, надіславши йому записку з нагоди. Однак по цих каналах, ймовірно, не вдасться передати ідею серйозності порушень настільки ж ефективно, як офіційним листом або на нараді. Подібним чином, напрямок підлеглої записки про винятковість її досягнення не передасть ідею про те, наскільки важливий зроблений нею внесок у роботу, і не буде в тій же мірі ефективним, як пряма розмова з наступним офіційним листом з вираженням подяки, а також з премією.

Вибір засобу повідомлення не повинен обмежуватися єдиним каналом. Часто бажано використовувати чи більше коштів комунікацій у поєднанні. Процес ускладнюється, оскільки відправнику доводиться встановлювати послідовність використання цих засобів і визначати тимчасові інтервали в послідовності передачі інформації.
Тим не менш, дослідження показують, що одночасне використання засобів обміну усною і письмовою інформацією звичайно ефективніше, ніж, скажімо, тільки обмін письмовою інформацією.

Передача. На третьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення (закодованої ідеї або сукупності ідей) одержувачу. Йдеться фізичної передачі повідомлення, що багато людей помилково і приймають за сам процес комунікацій. У той же час, як ми бачили, передача є лише одним з найважливіших етапів, через які необхідно пройти, щоб донести ідею до іншої особи.

Декодування. Після передачі повідомлення відправником одержувач декодує його. Декодування - це переклад символів відправника в думці одержувача. Якщо символи, обрані відправником, мають точно таке ж значення для одержувача, останній буде знати, що саме мав на увазі відправник, коли формулювалася його ідея. Якщо реакції на ідею не потрібно, процес обміну інформації на цьому має завершитися.

Проте з ряду причин одержувач може надати іншій, ніж у голові відправника, сенс повідомленню. З точки зору керівника, обмін інформацією слід вважати ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, провівши дії, яких чекав від нього відправник.

Перш ніж говорити про різні перешкоди на шляху обміну інформацією, необхідно розкрити дві важливі концепції - зворотного зв'язку і перешкод.

Зворотній зв'язок. При наявності зворотного зв'язку відправник і одержувач міняються комунікативними ролями. Початковий одержувач стає відправником і проходить через всі етапи процесу обміну інформацією для передачі свого відгуку початковому відправнику, який тепер грає роль одержувача.

Зворотній зв'язок може сприяти значному підвищенню ефективності обміну управлінською інформацією. Згідно ряду досліджень двосторонній обмін інформацією (при наявності можливостей для зворотного зв'язку) порівняно з одностороннім (зворотний відсутня), хоч і протікає повільніше, тим не менш, ефективніше знімає напруги, більш точний і підвищує впевненість у правильності інтерпретації повідомлень.

Шум. Зворотний зв'язок помітно підвищує шанси на ефективний обмін інформацією, дозволяючи обом сторонам придушувати шум. Мовою теорії передачі інформації шумом називають те, що спотворює сенс. Джерела шуму, які можуть створювати перешкоди на шляху обміну інформацією, варіюють від мови (в вербальному або невербальному оформленні) до відмінностей у сприйнятті, через які може змінюватися зміст у процесах кодування і декодування, і до відмінностей у організаційному статусі між керівником і підлеглим , які можуть ускладнювати точну передачу інформації.

Певні шуми присутні завжди, тому на кожному етапі процесу обміну інформацією відбувається деяке спотворення сенсу. Зазвичай ми намагаємося подолати шум і передати наше повідомлення. Однак високий рівень шуму точно призведе до помітної втрати сенсу і може повністю блокувати спробу встановлення інформаційного обміну. З позицій керівника, це має обумовити зниження рівня досягнення цілей відповідно до переданої інформацією. У додатку 1 процес обміну інформацією представлений як система зі зворотним зв'язком і шумом [9, с.
170 - 175].

4 Інформаційне забезпечення управління та її склад. Інформаційні потоки

Найважливіша особливість процесу управління полягає в його інформаційній природі. Організація реалізації прийнятих рішень проводиться через систему методів впливу на працівників з використанням інформації про хід виконання прийнятих рішень (зворотна інформація). Чим точніше й об'єктивніше інформація, що знаходиться в розпорядженні системи управління, чим повніше вона відображає дійсний стан і взаємозв'язки в об'єкті управління, тим більш обгрунтованими поставлені цілі і реальні заходи, спрямовані на їх досягнення.

Так як керівник у своїй роботі спирається на інформацію про стан об'єкта і створює в результаті своєї діяльності нову командну інформацію з метою переведення керованого об'єкта з фактичного стану в бажане, то інформацію умовно вважають предметом і продуктом управлінської праці .

Інформація як елемент управління і предмет управлінської праці повинна забезпечити якісне уявлення про завдання та стан керованої і керуючої систем і забезпечити розробку ідеальних моделей бажаного їх стану.

Таким чином, інформаційне забезпечення - це частина системи управління, яка являє собою сукупність даних про фактичний і можливий стан елементів виробництва і зовнішніх умов функціонування виробничого процесу і про логіку зміни і перетворення елементів виробництва [8, c . 52].

Виділяють два рівня характеристики інформаційного забезпечення:

- елементний, т. Е. Сукупність даних, характеристик, ознак;

- Системний, т. Е. Відтворює взаємозв'язку і залежності між класифікаційними групами інформації, реалізований у вигляді інформаційних моделей.

При елементної характеристиці інформації вивчаються склад інформації, форма і види носіїв, їх номенклатура.

Основні вимоги до якості інформації:

- своєчасність;

- Достовірність (з певною ймовірністю);

- Достатність;

- Надійність (з певним ступенем ризику);

- Комплектність системи інформації (за якістю і ресурсоємності товару, умовам по стадіях життєвого циклу товарів фірми і конкурентів і т.д.);

- Адресність;

- Правова коректність інформації;

- Багаторазовість використання;

- Висока швидкість збору, обробки і передачі;

- Можливість кодування;

- Актуальність інформації [17, с. 121].

При характеристиці інформаційної системи досліджуються рух інформаційних потоків, їх інтенсивність і

Сторінки: 1 2 3 4 5 6 7

енциклопедія  з сиру  аджапсандалі  ананаси  узвар