загрузка...

трусы женские
загрузка...
Реферати » Реферати з діловодства » Розробка комплексу ділової переписки фірми

Розробка комплексу ділової переписки фірми

Міністерство освіти Російської Федерації

Пензенський державний університет


Кафедра ІнОУП

Курсова робота

Розробка комплексу ділової переписки фірми

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

ПГУ 2.061300.110 ПЗ

Розробив: студент гр. 99ВД1

Прийняв:

Ю.Ю. Фіонова

2003

Зміст

Введення 4

1 Види ділових листів 5
2 Загальна характеристика переписки 7
3 Вимоги до тексту листа 8
4 Аналіз листів 9

4.1 Мовні особливості ділових листів 9

4.1.1 Лексика 9

4.1.2 Фразеологія 10

4.1.3 Морфологія 11

4.1.4 Синтаксис 15
5 Прийоми підвищення інформативності та переконливості 18
6 Вплив комунікативних факторів на структуру письма 19

Висновок 21


Бібліографічний список 22

Додаток А 23
Додаток Б 24
Додаток В 25
Додаток Г 26
Додаток Д 27
Додаток Е 28
Додаток Ж 29
Додаток З 30
Додаток І 31
Додаток К 32
Додаток Л 33
Додаток М 34
Додаток Н 35
Додаток П 36
Додаток Р 37
Додаток З 38
Додаток Т 39

Введення

Ділова листування - невід'ємний засіб зв'язку підприємства з зовнішніми організаціями, так як саме листи з'єднують організацію-автора з іншими установами.

Через листи здійснюється обмін інформацією, робляться пропозиції, ведеться переговорний спілкування, і т.п. Іноді інформаційно-довідкова документація просто підтверджує факти, події, які потрібно лише взяти до відома.

Таким чином, службовий лист - це узагальнена назва різних за змістом документів, оформлених згідно з ГОСТом, що пересилаються поштою, факсом або іншим способом.

Без перебільшення можна сказати, що це один з найпоширеніших видів службових документів, тому, від того наскільки текст послання точний грамотний, коректний багато в чому буде залежати успіх вирішення питань, а значить і всього підприємства в цілому.

Види ділових листів

Види некомерційних ділових листів:

Лист-прохання. У листі-проханні викладається якась прохання, при цьому в ній підкреслюється зацікавленість організації у її виконанні.
Прохання може викладатися від першої особи однини, від першої особи множини; від третьої особи однини і від третьої особи множини.

Супровідний лист. Супровідний лист складається при відправлення адресата документів або матеріальних цінностей. Такі лист відшкодовується у випадках, коли містить додаткові роз'яснення до прикладеному документу.

Лист-повідомлення. В даному виді ділового листа дається будь-яка інформація, яка потребує відповіді чи підтвердження з боку, якої надсилають даний лист.

Лист-підтвердження. Містить повідомлення про отримання будь-якого відправлення або про те, що раніше складений документ залишається в силі.
Також можна підтверджувати факт або дію.

Лист-нагадування. Направляється в тих випадках, коли не вдається отримати відповідь за допомогою телефонних переговорів або особистих зустрічей. Воно складається з двох елементів: нагадування про виконання дії; заходи, які будуть прийняті у разі невиконання раніше укладеного договору або угоди.

Позначка «Вдруге» вирушає тоді, коли відправник допускає можливість, що адресат не отримав листа, відправленого раніше.

Лист-запрошення. Пишеться в тому випадку, коли організація хоче запросити іншу організацію на яке- або торжество або захід. В даному діловому листі вказується час, місце і дата проведення заходу.

Лист-подяка. В даному вигляді листа висловлюється подяка за виконання якого-небудь роду діяльності.

Гарантійний лист. Складається із підтвердження певних зобов'язань і адресується організації, або окремій особі.
Для комерційної кореспонденції характерна наступна градація:
V лист-запит, відповідь на нього;
V лист-пропозицію (оферта), відповідь на нього;
V лист-претензія (рекламація), відповідь на нього.

Запит і відповідь на нього. Дані види комерційної кореспонденції є в письмовій мові реалізацією двостороннього зв'язку.

Запит є звернення особи, яка бажає укласти угоду.
В запиті обов'язково вказується найменування товару (послуг), умови, на яких бажано отримати товар, умови платежу, кількість і якість товару.

Написання цього виду листів вимагає дотримання таких принципів:
1) посилання на первинне лист і його тему;
2) дотримання однакових мовних засобів в обох листах;
3) дотримання послідовності у викладі аспектів змісту.

Оферта і відповідь на неї. В даному вигляді листа зазвичай вказується, на яких умовах має відбутися обмін товарами (послугами). В ній виражається згоду чи незгоду з висунутими умовами.

Лист-претензія (рекламація), відповідь на нього. Рекламація містить претензії до сторони, яка порушила прийняті на себе за договором зобов'язання та вимоги відшкодування збитків. Вона може бути пред'явлена ??щодо якості, кількості товарів, терміни поставки і т.п.

Рекламация містить:
1) підстави для пред'явлення претензій;
2) докази що сталося шкоди;
3) конкретні вимоги сторони, що пред'являє претензію.

Рекламація представляється у вигляді, з доданням усіх необхідних документів. Якщо вона не може бути врегульована сторонами, то вона переноситися в арбітраж.

У відповіді на рекламацію повідомляється, що: інформація прийнята до розгляду; вона розглядається повністю, частково або відхиляється; грошова оплата зроблена.

Загальна характеристика листування

Фірма ВАТ «АСТРОН» (її фірмову емблему і фірмовий бланк див. В додаток А, Б) займається виготовленням обладнання для переробки с / г продукції і для харчової промисловості.

В результаті листування вирішується питання з реалізації товару.

В організацію ВАТ «АСТРОН» від фірми ВАТ «Пром» отримано запит про отримання повної інформації про товар. На цьому етапі був відправлений відповідь запит (Додаток В, Г).

В результаті листування фірма ВАТ «Пром» зацікавилася устаткуванням. В рішенні даного питання фігурували три види службової кореспонденції: оферта, відповідь на пропозицію (після чого був укладений договір) і договірне лист (Додаток Д, Е, Ж).

Під час листування у фірми ВАТ «АСТРОН» були змінені банківські реквізити, у зв'язку з цим було складено 2 види службової кореспонденції: лист - прохання, лист - повідомлення. Також було вислано супровідний лист (Додаток З, І, М).

В результаті складання договору на постачання обладнання з фірмою
ВАТ «Пром» були допущені неточності, у зв'язку з цим було надіслано лист-рекламація, і був складений відповідь на рекламацію (Додаток К, Л,). Крім того, були складені: лист-запрошення на конференції, лист - подяка, лист-повідомлення про випуск нового товару клієнтам
(Додаток Р, С, П).

Переписка включила лист - нагадування у фірму ВАТ «АСТРОН» від фірми
ТОВ «Пак» про можливість поставити нам хімічні реактиви (Додаток Н).

Також було надіслано листа відмова від фірми «МКТ» , які готові розірвати з нами договір на поставку картону (Додаток Т).

Заключна підготовка виставкових експонатів.

Вимоги до тексту листа

Ділова кореспонденція повинна обов'язково відповідати вимогам. o Точність, однозначність висловлювання. Всі слова повинні вживатися відповідно до їх лексичним значенням. o Логічність

Кожен лист являє собою:
- виклад суті питання;
- Мовне дію;
- Висновок. o Грамотність - необхідна частина будь-якого документа o Коректність. Ділова кореспонденція є коректною, якщо в ній дотримана етикетна рамка і характерний доброзичливий чи нейтральний тон викладу.

Аналіз листів

Мовні особливості ділових листів

Лексика

Слово і його значення

Багатозначність - властивість слів вживатися в різних значеннях.
Розрізняють однозначні слова, тобто що мають тільки одне значення, і багатозначні, у разі, коли одне й те ж слово в залежності від контексту асоціюється з різними поняттями. В даному випадку прикладами однозначних слів можуть служити: продукція, конференція, фірма, інформація, ціна. З багатозначних зустрілися слова: партія (в даному випадку - це визначення якості товару), і т.д. Слід також зазначити, що слова з єдиним значенням переважають.

Цінність ділового тексту забезпечується смисловий точністю мови.
Щоб уникнути помилок, слід розрізняти: пароніми - це близькі за звучанням однокореневі слова, різняться значенням (в даному випадку не зустрічаються); синоніми - це слова з однаковим або дуже близьким значенням (фірма - організація, угоду - договір, запит - заявка, вдячні - вдячні, ...); Плеоназм - називають частковий збіг значень слів, що утворюють словосполучення (відсутні); тавтологія - смислові повтори, які виникають у тих випадках, коли в реченні сусідять однокореневі слова (відсутні); омоніми - це слова, що збігаються за звучанням, але різняться за змістом
(немає)

Стилістична забарвлення слова

Поняття стилістичного забарвлення слова зазвичай зв'язується із закріпленим слова за тією чи іншою сферою вживання і з емоційно-експресивними якостями слова, тобто з його здатністю не тільки називати явище, а й висловлювати ставлення до предмета думки.

За сферою вживання розрізняється:

1. Лексика межстилевая, тобто ті слова, які вживаються всіма і в будь-яких умовах, (,, якість, отримувати, пропонувати ...).

2. Лексика книжково-письмова, тобто слова, які по перевазі використовуються в книжково-письмових стилях і пов'язані з тими сферами вживання мови, для яких письмова форма вираження є головною. В її складі можна виділити "книжкові" слова (оплата, договір, контракт ...), терміни (каталог - журнал з зазначенням товару, виробленого підприємством), канцеляризми, поетізми.

3. Лексика мовлення, т. Е. Слова, властиві побутовому мовленні, повсякденно-діловій мови і т.д. До лексики мовлення ставляться слова розмовні, просторічні, професіоналізми, жаргонізми, діалектизми. Вони в даному випадку не зустрічаються.

Скорочення як замінники слів і словосполучень

Скорочення слів (абревіатура) - новий продуктивний спосіб словопроизводства, який активно використовується в діловій кореспонденції.
З загальноприйнятих скорочень в даній роботі використані:

- умовні позначення величин і одиниць виміру

Сторінки: 1 2 3 4
загрузка...
ur.co.ua

енциклопедія  з сиру  аджапсандалі  ананаси  узвар