загрузка...

трусы женские
загрузка...
Реферати » Реферати з діловодства » Складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації

Складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації


ПЛАН

I. Введення.

II. Історія розвитку служб документації в Росії.

III. Складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації.

1.Классіфікація і структура організаційно розпорядчих документів ГОСТ Р6.30-97

2..Состав реквізитів організаційно-розпорядчої документації.

3.Требованія до оформлення реквізитів організаційно розпорядчої документації.

IV. Висновок.

V. Література.

Не потрібно доводити, що знання діловодства, вміння документально оформити управлінське рішення разом з етикою ділового спілкування для менеджера будь-якого рівня, спеціаліста стало невід'ємною ознакою професіоналізму.

I Коротка історія розвитку служб документації.

З найдавніших часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми дізнаємося історію своєї країни, особливості побуту і різних відносин, що складаються в ті далекі часи.

Документи виникли разом з писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім, з розвитком писемності, стали засобом спілкування, передачі інформації. Документи є одним з найважливіших сховищ людської пам'яті.

Етапи становлення діловодства в Росії.

В Росії до початку XVII століття першим склалося наказове діловодство. Наказами в той час іменувалися органи державної влади. Документи мали форму сувою, що становив в довжину від 10 до 100 метрів.

За Петра першому було введено колезького діловодство, більш прогресивне порівняно з наказним. Колегіями називалися центральні установи, що відали окремими галузями державного управління.

На початку XIX століття колегії були замінені міністерствами, колегіальність в керівництві змінилася едінолічія. Склалося виконавське діловодство. З'явилися бланки службових документів, почалося впровадження механізації конторського праці.

В роки Радянської влади було вироблено діловодство, характерне для централізованого управління народним господарством. У практиці діловодства був встановлений єдиний порядок документування, впроваджені стандартні вимоги до форми і структурі документів. Встановлено типовий склад інформаційних елементів документів. Була зроблена спроба введення Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД). В цілях застосування засобів обчислювальної техніки в ряді галузей здійснювалося освоєння уніфікованих систем документації, що дозволяють одночасно використовувати їх і при традиційних методах обробки документів.

В даний час склалася система обробки документів розвивається з урахуванням специфіки ринкових відносин, механізації та комп'ютеризації діловодства.

Система документації та уніфікована система документації.

Будь документа функціонує спільно з іншими документами.

Сукупність взаємопов'язаних документів, що використовуються в певній сфері людської діяльності, називається системою документів.

Раціональноорганізований комплекс взаємопов'язаних документів, створений за єдиними правилами і вимогам і вживаний в певній діяльності, називається уніфікованої системою документації (УСД).

Суть уніфікації та стандартизації у виробництві.

Обов'язковою умовою організаційної та управлінської діяльності на підприємствах, в установах є документування. Організація і управління характеризується різноманітимо і повторюваності робочих ситуацій і вживаються дій по їх вирішенню. Звідси велика різноманітність документів та необхідність їх уніфікації та стандартизації.

Суть уніфікації зводиться до скорочення невиправданого різноманіття документів, привид до однаковості їх форм, структури, мовних конструкцій і операцій з обробки, обліку та зберігання.

Суть стандартизації полягає в зведенні в норму, обов'язкову для застосування, оптимальних правил і вимог з розроблення та оформлення документів, прийнятих в установленому порядку для загального і багаторазового їх застосування в діловодстві. Результати розробки при цьому оформлюються у вигляді міждержавних (ГОСТ), державних (ГОСТ

Р), галузевих (ОСТ) стандартів.

В розробці уніфікованих систем документації накопичений великий досвід. Тривалий час в країні діяв ГОСТ 6.38-72 на вимоги щодо оформлення організаційно-розпорядчої документації. У 1990 році стандарт піддався певної переробці з урахуванням двадцятирічної практики його використання (ГОСТ 6.38-90).

З 01.07.1998 року в РФ введено в дію ГОСТ Р6.30-97.

Є деякий досвід у створенні інших систем уніфікованої документації.

Види ділових документів на підприємствах і в організаціях.

Всі документи, що обертаються на підприємстві, в організації, класифікують за такими ознаками: видами діяльності, найменуванню, способу фіксації інформації, місцем складання, ступеня складності та ін.

3.1 Які види організаційно-розпорядчої документації звертаються на підприємствах і організаціях?

Серед великої різноманітності видів ділових документів, обертаються на підприємствах і в організаціях, організаційно-розпорядча управлінська діяльність головним чином полягає в розробці та реалізації рішень, що фіксуються в організаційно-розпорядчої документації. Організаційно-розпорядчою документація є найбільш широко використовуваним видом документації.

Організаційно-розпорядча документація класифікується на три групи:

- розпорядча документація (накази, розпорядження, постанови, рішення, вказівки);

- Иформационно-довідкова документація (листи, телеграми, телефонограми, факси, акти, протоколи, доповідні та службові записки);

- Організаційна документація (статути, положення, правила, інструкції, штатні розклади).

Класифікація організаційно-розпорядчої документації дозволяє забезпечити оперативний пошук, контроль виконання, створює умови для уніфікації документів.

3.2 Яке призначення ГОСТ Р 6.30-97

ГОСТ Р6.30-97 (рис.1) поширюється на організаційно распорядительную документацію, передбачену уніфікованої системою організаційно-розпорядчої документацією (УСОРД) - накази, розпорядження, постанови, рішення, протоколи, акти, листи, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності федеральних органів державної влади, органів державної влади суб'єктів влади РФ, підприємств, організацій та їх об'єднань незалежно від організаційно-правової форми та виду діяльності.

Стандартом встановлені: склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до виготовлення, обліку, використання і зберігання бланків з відтворенням Державного Герба РФ, гербів суб'єктів

РФ.

Правило і вимоги ГОСТ Р6.30-97 носить універсальний характер і знаходять широке застосування в інших уніфікованих і не уніфікованих системах документації. Знання цих правил і вимог дозволяє оволодіти раціональними прийомами роботи з документами, економити час на їх складання і обробку.

3.3 Що являє собою формуляр організаційно-розпорядчої документації.

Сукупність закріплених місць в площі аркуша паперу певного формату під розміщення інформаційних елементів документа називають формуляром.

ГОСТ Р6.30-97 встановлює для організаційно-розпорядчої документації два основних формату документів-А4 і А5. допускається застосування формату А6. Формуляри встановлені для найбільш широко вживаного формату А4 з кутовим і поздовжнім розташуванням штампів, наведено на рис 2 і 3 відповідно.

Формуляр ділить площа формату на три зони: службове поле документа, поле для розміщення кутового штампа і робоче поле документа. Службовим полем документа є частина площі формату, призначена для полів документа і закріплення його в засобах зберігання. Поле для розміщення кутового штампа розташовується в лівому верхньому кутку формату або у верхній його частині при поздовжньому варіанті розташування штампа. Інша частина площі формату становить робоче поле документа.

Площа формату заповнюється інформаційними елементами документа, а на бланках документів ще й символічними знаками.

Інформаційні елементи документа в діловодстві називають реквізитами. Розрізняють реквізити постійні та змінні. Постійні реквізити повторюються в обов'язковому порядку у всіх документах даного найменування. Змінні - наносяться безпосередньо при підготовці конкретного документа.

Символічні знаки служать орієнтирами при оформленні документів, вказують початок і кінець розміщення реквізитів, відзначають місця для пробивання отворів під підшивку документів.

3.4 Склад реквізитів організаційно-розпорядчої документації.

До складу реквізитів організаційно-розпорядчої документації згідно ГОСТ Р6.30-97 включені наступні. (Рис. 2 і 3)

01-державний герб РФ;

02-герб суб'єкта РФ;

03-емблема організації або товарний знак;

04-код організації;

05-код форми документа;

06-найменування організації;

07-довідкові дані про організацію;

08-найменування виду документа;

09-дата документа;

10-поширений номер документа;

11-посилання на реєстраційний номер і дату документа;

12-місце складання або видання документа;

13-гриф обмеження доступу до документа;

14- адресат;

15-гриф затвердження документа;

16-резолюція;

17-заголовок до тексту;

18-відмітка про контроль;

19-текст документа;

20-відмітка про контроль;

21-підпис;

22-гриф згоди документа;

23-види узгодження документа;

24-друк;

25-візи документа;

26-відмітка про виконавці;

27-позначка про виконання документа і направлення його до справи;

28-відмітка про надходження документа в організацію;

29-відмітка для автоматичного пошуку документа.

Для виготовлення бланків документів використовують такі реквізити:

01,02,03,04,05,06,07,08, а також відмітки для розташування реквізитів

09,10,11,12,14,17,18,19.

При оформленні документів слід використовувати такі реквізити:

09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21, 22,23,24,25,26,27,28,29.

3.5 Що собою являє бланк документа?

Бланком документа називають аркуш паперу дозволеного формату з нанесеними на ньому постійними реквізитами. Застосування бланків скорочує трудомісткість складання документа, підвищує естетичну сторону його оформлення.

Бланки конструюються на основі як кутового, так і поздовжнього розташування реквізитів. Бланки з кутовим розташуванням реквізитів вигідніше, оскільки дозволяє економити до 20% площі місця папери.

Формуляр, наведений на рис. 2, передбачає саме таке розташування.

Поздовжній варіант використовується

Сторінки: 1 2 3
загрузка...
ur.co.ua

енциклопедія  з сиру  аджапсандалі  ананаси  узвар