загрузка...

трусы женские
загрузка...
Реферати » Реферати з діловодства » Загальні вимоги до оформлення документів

Загальні вимоги до оформлення документів

ПЛАН

ВСТУП 4

1. ВИМОГИ ДО СТРУКТУРЕ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА 4

2 ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА 8

3. ОФОРМЛЕННЯ ТАБЛИЦЬ 10

4. ПРИКЛАД ОФОРМЛЕННЯ БЛАНКА ЗРАЗКА НАКАЗУ

ПО НОВИЙ ДІЯЛЬНОСТІ 11

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ 13

ВСТУП

Управління підприємством неминуче вимагає створення багатьох видів документів. Саме документи, тобто зафіксована на матеріальному носії інформація, має юридичну силу.

В даній роботі ми торкнемося питання вимог, що висуваються до тексту документа і оформленню в документі таблиць.

Від того, як оформлений текст документа, залежить стислість, ясність і виразність думки в документі.

1. ВИМОГИ ДО СТРУКТУРЕ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

Заголовок до тексту включає короткий зміст документа. Тема узгоджується з найменуванням виду документа. Заголовок може відповідати на питання:

. про що (про кого), наприклад: Наказ про створення атестаційної комісії;

. чого (кого), наприклад: Посадова інструкція секретаря - референта.

До тексту документів, оформлених на бланках формату А5, заголовок можна не складати.

Текст документа становлять російською чи національному мові відповідно до законодавства РФ і суб'єктів РФ про державні мови.

Тексти документів пишуть лише російською мовою при направленні їх:

. в федеральні органи державної влади, органи державної влади суб'єктів РФ;

. на підприємства, в організації та їх об'єднання, не підпорядковані даного суб'єкта РФ або розташовані на території інших суб'єктів РФ.

Тексти документів оформляють у вигляді анкети, таблиці, пов'язаного тексту або у вигляді сполуки цих структур.

При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу ("маєте",
"володієте" або "були", "перебували" і т.д.). Характеристики, виражені словесно, мають узгоджуватися з найменуваннями ознак.

Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені з заголовками. Якщо таблиця друкується більш ніж на одній сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані, і на наступних сторінках друкуються лише номери цих граф.

Зв'язаний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині вказують причини, підстави, цілі складання документа, у другій
(заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації.

Текст може містити одну заключну частину (наприклад, накази - розпорядчу частину без констатуючої; листи, заяви - прохання без пояснення; довідки, доповідні записки - оцінку фактів, висновки).

В тексті документа, підготовленого на підставі документів інших організацій або раніше виданих документів, вказують їх реквізити: найменування документа, найменування організації - автора документа, дату документа, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту.

Якщо текст містить кілька рішень, висновків тощо, то його слід розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами.

У розпорядчих документах (наказ, розпорядження тощо) організацій, що діють на принципах єдиноначальності, а також документах, адресованих керівництву організації, виклад тексту має йти від першої особи однини ("наказую" , "пропоную", "прошу").

У розпорядчих документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини ("постановляє", "вирішив").

У спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини ("наказуємо", "вирішили").

Текст протоколу викладають від третьої особи множини
("слухали", "виступили", "ухвалили").

В документах, що встановлюють права і обов'язки організацій, їх структурних підрозділів (положення, інструкція), а також містять опис, оцінку фактів чи висновки (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини
("відділ здійснює функції", "до складу об'єднання входять", "комісія встановила").

У листах використовують такі форми викладу:

. від першої особи множини ("просимо направити", "направляємо на розгляд");

. від першої особи однини ("вважаю за необхідне", прошу виділити ");

. від третьої особи однини (" міністерство не заперечує ",

" ВНИИДАД за можливе ").

Узгодження документа оформляється візою, що включає підпис і посада візує документ, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) і дату підписання.

Наприклад:

Начальник юридичного відділу

Особистий підпис А.С. Орлов

25.01.2000

При наявності зауважень до документа візу оформляють наступним чином:

Зауваження додаються

Начальник юридичного відділу

Особистий підпис А.С. Орлов

25.01.2000

Зауваження викладаються на окремому аркуші, підписуються і додаються до документа.

Для документа, оригінал якого залишається в організації, візи проставляються в нижній частині зворотного боку останнього аркуша першотвору документа. Для документа, оригінал якого відправляється з організації, візи проставляються в нижній частині лицьового боку копії відправляється документа. Можливо оформлення віз документа на окремому аркуші погодження. Допускається, за рішенням організації, полистного візування документа і його додатки.

Гриф узгодження документа складається зі слова ПОГОДЖЕНО, посади особи, яка погоджує документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) і дати погодження, наприклад:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Фінансової академії при Уряді Російської Федерації

Особистий підпис А.Г. Грязнова

23.04.2000

Якщо погодження здійснюють листом, протоколом і ін., Гриф погодження оформлюють за такою формою:

СОГЛАСОВАНО

Лист Російської академії медичних наук від 30.10.2000 N 451-805

або

СОГЛАСОВАНО

Протокол засідання

Правління страхової компанії "Планета" від 21.06.2000 N 10

2 ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

Текст документа друкується через 1,5 міжрядкових інтервалу. Для документів формату А5 допускається друкування тексту через один міжрядковий інтервал.

Першу рядок кожного абзацу тексту слід друкувати, відступивши на 5 знаків від межі лівого поля.

Реквізити (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат» ,
«Гриф затвердження» , «Відмітка про наявність додатка» , «Гриф про узгодження» відокремлюють один від одного 1,5-2 міжстроковими інтервалами, наприклад:

СОГЛАСОВАНО
? 1,5 інтервалу
Директор підприємства
? 1 інтервал
«Контакт»
? 2 інтервалу

А.Н. Іванов

Реквізити документа відокремлюють один від одного 2-3 міжстроковими інтервалами.

Розшифровку підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його допускається продовжувати до межі правого поля. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

При друкуванні документів використовують 8 стандартних положень табулятора пишучої машинки: від межі лівого поля для друкування реквізитів
0 «Заголовок до тексту» , «Текст» (без абзаців ), «Відмітка про наявність додатка» , «Прізвище виконавця і номер його телефону» , «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи» , найменування посади в реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження» , засвідчувального напису

«Вірно» , а також слів «СЛУХАЛИ» , «ВИСТУПИЛИ» , «ВИРІШИЛИ» , «УХВАЛИЛИ» ,

«НАКАЗУЮ» , «ПРОПОНУЮ» ;
1. після 5 друкованих знаків для початку абзаців у тексті;
2. після 16 друкованих знаків для складання таблиць і трафаретних текстів;
3. після 24 друкованих знаків для складання таблиць і трафаретних текстів;
4. після 32 друкованих знаків для реквізиту «Адресат» ;
5. після 40 друкованих знаків для реквізиту «Гриф затвердження» , «Гриф обмеження доступу до документа» ;
6. після 48 друкованих знаків для розшифровки підпису в реквізиті «Підпис» ;
7. після 56 друкованих знаків для складання таблиць і трафаретних текстів, для простановки кодів по ОКПО і ОКУД, для друкування слова «Копія» при знятті копій з документів про освіту, зі свідоцтв про шлюб і з інших особистих документів громадян.

За наявності декількох грифів затвердження і погодження їх розташовують на одному рівні вертикальними рядами, починаючи від нульового і п'ятого положення табулятора.

При наявності в тексті приміток або виділеної в самостійний абзац посилання на документ, що послужив підставою для його видання, слова
«Примітка» і «Підстава» друкують від нульового положення табулятора, а відноситься до них текст через один міжрядковий інтервал.

В документах, оформлених на двох і більше аркушах, нумеруються другий і наступні аркуші. Номери сторінок проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» (стор.) На відстані не менше
10 мм від верхнього краю аркуша.

3. ОФОРМЛЕННЯ ТАБЛИЦЬ

Форма таблиці застосовується при викладі цифрової або словесної інформації про декілька об'єктів за низкою ознак. Табличні тексти застосовуються у планових документах, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та ін. Таблиці мають два рівні членування тексту: вертикальний - граф і горизонтальний - рядки.
Графи таблиць повинні бути пронумеровані, якщо таблиця друкується більш ніж на одній сторінці: на наступних сторінках друкуються номери граф.
Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку однини. В заголовках і короткий зміст рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті скорочення та умовні позначення (по ГОСТ 1.5-85). В таблицях і анкетах, призначених для обробки засобами обчислювальної техніки, об'єкти, ознаки та їх показники при необхідності кодуються з ОКТЕІ.

При великій кількості граф таблиці допустимо повторення заголовків граф.

4. ПРИКЛАД ОФОРМЛЕННЯ БЛАНКА ЗРАЗКА НАКАЗУ ПО НОВИЙ ДІЯЛЬНОСТІ


ТОО "Маяк"

НАКАЗ
08.01.02 №2
Москва

Про введення Інструкції з діловодства

З метою вдосконалення роботи з документами на підприємстві та забезпечення їх схоронності

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з ведення діловодства в апараті

Сторінки: 1 2
загрузка...
ur.co.ua

енциклопедія  з сиру  аджапсандалі  ананаси  узвар