загрузка...

трусы женские
загрузка...
Реферати » Реферати з діловодства » Організація та технологія документаційного забезпечення на конкретному підприємстві

Організація і технологія документаційного забезпечення на конкретному підприємстві

Міністерство освіти Російської Федерації

Російський державний гуманітарний університет

Історико-архівний інститут

Факультет Документознавства

Кафедра Документознавства

Руденко Дар'я Володимирівна

Організація і технологія документаційного забезпечення

ЗАТ «Будівельна Компанія« Дружба »

Дипломна робота

Студентки 5 курсу денного відділення

Допущена до захисту на ДАК Науковий керівник

Завідуюча кафедрою ______________________

ПрофессорТ.В. Кузнєцова ______________________

«___» ____________ 2002р. «___» _____________2002 Р

Москва 2002

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введення

Історія створення ТОВ « ДИН » і структура діловодної служби

Введення

В умовах стрімкого прогресу, ринкових відносин та конкурентної економіки своєчасне і правильне рішення стратегічних і тактичних завдань визначає життєздатність фірми, організації.

Документована інформація становлять основу управління, його ефективність значною мірою базуються на виробництві та споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального й політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління. В сучасних умовах для підвищення ефективності управління необхідно приділяти достатню увагу вдосконаленню роботи з документами, оскільки всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.

Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому. Ділова інформація представляється у вигляді різного роду документів, дослідження показують, що 75% робочого часу співробітників організацій витрачається на їх підготовку, супровід, заповнення, копіювання і передачу [1]. За даними ISO (International
Standards Organization), управління документами стає одним з головних факторів конкурентоспроможності будь-якого підприємства [2]. Воно означає особливу роботи з документами та даними, координацію процесів створення, зміни поширення. Правильно організоване управління справами знижує час необхідне пошуку, підвищує точність і своєчасність інформації, усуває її надмірність.

Під час ринкових відносин чимале значення надається механізації і автоматизації діловодних процесів, які збільшують продуктивність праці працівників зайнятих в управлінні. Раціоналізації документаційного забезпечення управління в підприємствах будь-якої форми власності необхідно приділити велику увагу, тому, що недоліки в постановці цієї роботи призводять до серйозних труднощів в роботі керівника і підприємства в цілому. За рахунок більш досконалої системи документаційного забезпечення управління досягається швидше рухається і виконання службових документів, їх збереження, використання і правильний відбір на державне зберігання.

Робота будь-якого управлінського апарату, як і взагалі будь-яка робота сьогодні, тримається на засадах наукової організації праці. Кожен процес роботи може бути методично розкладений на свої складові частини, до найпростіших операцій. З продуманих, правильно організованих операцій і будується повна ланцюжок науково-організаційної роботи.

Принцип роботи з інформаційно-документаційного обслуговування зводиться до набору одних і тих же операцій. Тільки в організаціях вони виконуються вручну, в інших - за допомогою засобів механізації, в третіх - ці процеси повністю автоматизовані. Але всі ці етапи діловодного циклу роботи з документами аналогічні. Тому грамотний працівник управлінського апарату повинен вміти не тільки правильно складати і оформляти самі документи, а й знати, які види робіт виконуються з цими документами.

На жаль, багато керівників підприємств, працівники, відповідальні за документаційне забезпечення управління, не знайомі з основами сучасного діловодства, а тим більше - з тонкощами ведення документації.

Разом з тим, правильне складання та оформлення документів відповідно до нових нормативів - найважливіший обов'язок працівників діловодних служб.

Інформація фіксується в документах, які надають їй організаційну форму і переміщають в часі і просторі. Документи і документний інформація лежать в основі управлінських рішень і є їх матеріальним втіленням, забезпечують юридичною силою. Робота з документами повинна мати настільки відпрацьований порядок, щоб працівники не відволікалися від головних виробничих цілей підприємства.

Актуальність обраної теми обумовлюється недостатньою опрацюванням проблеми документаційного забезпечення управління в організаціях. Рішення проблеми управління документацією в сучасних умовах дозволить цілеспрямовано формувати інформаційні ресурси організацій, забезпечувати їх ефективне функціонування, а також відкрити доступ споживачам до інформаційних ресурсів з найменшими витратами часу, праці і коштів.

В ході дипломної роботи були вивчені і проаналізовані організація та технологія документаційного забезпечення діяльності Закритого акціонерного товариства «Будівельна Компанія« Дружба » .

Метою написання дипломної роботи є аналіз організаційного забезпечення діяльності ТОВ «ДИН» , а також розробка внесення раціональних пропозицій щодо її вдосконалення.

Виходячи з цього, вибудовується ряд завдань, а саме:

- ознайомлення з організаційною структурою Компанії;

- Вивчення функцій, завдань, основних видів діяльності Компанії;

- Розгляд місця та значення служби документаційного забезпечення в діяльності ТОВ «ДИН» ;

- Вивчення організації служби документаційного забезпечення управління
Компанії, її структури та обсягів роботи, а також аналіз документообігу;

- Вивчення та аналіз нормативних документів, що регламентують організацію діловодства;

- Розробка пропозицій щодо вдосконалення роботи з документами з урахуванням рекомендацій нормативно-методичних документів та спеціальної літератури;

- Внесення пропозицій з автоматизації діловодства та документообігу.

З урахуванням недостатньої розробки теми, при написанні цієї дипломної роботи був використаний широкий круг джерел. Проводячи огляд цих видань, слід підрозділити їх на дві великі категорії. В першу слід віднести видання, що містять загальнодержавну нормативну базу з питань управління документацією, архівної справи, діловодства та стандартизації. Комплекс федеральних нормативно - методичних матеріалів з документаційного забезпечення складають:

Державна система документаційного забезпечення управління. [3]
Цей документ являє собою сукупність принципів і правил, які єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління. Це один з основних федеральних нормативних актів, що містить комплекс вимог і положень, що сприяють розробці єдиних підходів не тільки до традиційного, а й автоматизованому управлінню документацією - інформаційного менеджменту. ГСДОУ впорядковує організаційну структуру управління документаційне забезпечення в організаціях шляхом вирішення питань побудови типових служб ДОП, організацію технологічного процесу створення та обробки документації.
ГСДОУ сприяє вирішенню ряду проблем автоматизації, створення і обробки документів і включає нормативні положення і правила загальнодержавного масштабу і значення. Разом з тим, будучи державною по суті, система орієнтована і на застосування в недержавних структурах у всіх своїх аспектах.

Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади [4] сприяє вирішенню технологічних задач документування. Справжній стандарт встановлює склад реквізитів, правила оформлення організаційно-розпорядчих документів, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань. Типова інструкція, пред'являючи вимоги до уніфікації елементів оформлення документації, значною мірою полегшує створення типових, уніфікованих і єдиних процесів як традиційного, так і автоматизованого документування, збереження і передачі документованої інформації.

ГОСТ Р 51141-98. «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення » . [5] Справжній стандарт, є, важливим етапом оновлення нормативно-методичної бази діловодства та архівної справи у відповідності з федеральним законодавством і сучасним рівнем розвитку даної відросли. Терміни, встановлені цим стандартом, повинні бути використані у всіх видах документації. Змістовну основу стандарту становлять три розділи: «Загальні поняття» , «Діловодство» і «Архівна справа» .

Перелік типових управлінських документів, які виникають у діяльності організацій, із зазначенням строків зберігання [6] включає документи, що утворюються при документуванні однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних установами, організаціями та підприємствами, незалежно від їх функцій, рівня і масштабу діяльності, форм власності. Перелік служить цілям збереження, організації та поповнення Архівного фонду Російської Федерації, призначений для визначення термінів зберігання документів, відбору їх на постійне зберігання або знищення. Він повинен використовуватися також при підготовці номенклатур справ, формуванні справ, при розробці схем класифікації документів при створенні пошукових систем в діловодстві, при розробці відомчих переліків.

Для написання даної дипломної роботи залучалися наступні законодавчі акти, які регламентують роботу з документами:

Федеральний закон «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» [7]. Справжній закон регулює відносини, що виникають при формуванні та використанні інформаційних ресурсів на основі створення, збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку, розповсюдження і надання споживачеві документованої інформації; створенні та використанні інформаційних технологій та засобів їх забезпечення; захисту інформації, прав суб'єктів, що у інформаційних процесах та інформатизації. Закон містить визначення, що стосуються інформації та її документування.

Федеральний закон «Про електронний цифровий підпис» . [8]
Метою цього закону є забезпечення правових умов використання електронного цифрового підпису в електронних документах, при дотриманні яких електронний цифровий підпис в електронному документі визнається рівнозначного власноручного підпису в документі на паперовому носії. В цьому законі визначені умови використання електронного цифрового підпису, особливості її використання.

До другої категорії видань відноситься наукова література. При написанні дипломної роботи були вивчені праці авторитетних фахівців в області документознавства професора Т.В. Кузнєцової, доцента Л.В. Санкиной, к.і.н.
С.Л. Кузнєцова, старшого викладача О. В. Мосягиной, к.і.н. Н.В.
Шатиной, старшого викладача В.С. Ірітікова.

У виданні "Секретарська справа" Кузнєцова Т.В. приділяє велику увагу поліпшенню роботи з документами, наукової організації секретарської праці. [9]

Це видання містить численні зразки та форми документів. Наприкінці наведено великий список законодавчих актів, нормативно-методичних матеріалів та літератури. У кожному розділі, крім організаційних моментів, викладаються вимоги до складання та обробки спеціальних документів
(трудовий договір, лист, протокол, наказ). Приведено також велика кількість обліково-реєстраційних форм, на яких грунтуються спеціальні інформаційно-пошукові системи.

Даються детальні характеристики федеральних нормативних актів, що регламентують документаційне забезпечення спеціальних функцій управління.

У виданні Т.В. Кузнєцової «Діловодство (документаційне забезпечення управління)» [10] розглядаються способи документування, а також нормативно-методична база діловодства; викладено основи діловодства, докладно описується організація роботи з документами і бездокументационное обслуговування. Це посібник охоплює

Сторінки: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
загрузка...
ur.co.ua

енциклопедія  з сиру  аджапсандалі  ананаси  узвар