загрузка...

трусы женские
загрузка...
Реферати » Реферати з діловодства » Секретарська справа

Секретарська справа

Введення

1. ТЕХНІЧНІ ЗАСОБИ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

Технічними засобами, якими найчастіше користується секретар, є: персональний комп'ютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для знищення паперів і копіювальний апарат. Секретар повинен знати, вміти і максимально використовувати наявні засоби для підвищення оперативності та ефективності своєї праці.

1.1. Комп'ютер

Комп'ютер став незамінним в практиці секретаря і по праву займає місце
"номер один" на його робочому столі. Секретарю він допомагає виконувати широке коло завдань:
1. складання і редагування документів;
2. реєстрація і контроль виконання документів;
3. збереження і пошук документів, іншої корисної інформації;
4. прийом і передача документів каналами зв'язку;
5. архівне зберігання документів;
6. організація свого робочого часу і часу керівника і ін.

Сучасні комп'ютери відрізняються за архітектурою і продуктивності.
Основу архітектури комп'ютера становлять: системний блок, дисплей і клавіатура.
Головним елементом системного блоку є процесор. Ринок завоювали наступні види процесорів: Intel Pentium, Intel Pentium Pro, Pentium II,
Pentium III, AMD K6-3, AMD Athlon. Номер процесора визначає марку комп'ютера. Чим вище номер, тим вище можливості комп'ютера. Марка комп'ютера на робочому столі секретаря є показником рівня технічної оснащеності фірми.
Дисплей (монітор) призначений для відображення на екрані інформації, необхідної для користувача, про що відбуваються в комп'ютері процесах.
Клавіатура призначена для введення інформації. На клавіатурі знаходяться клавіші чотирьох видів:
7. алфавітно-цифрові;
8. функціональні;
9. зі стрілками;
10. керуючі.
У правій частині клавіатури розташовані клавіші, які можуть виконувати дві функції: клавіатури калькулятора та управління курсором на екрані.
Алфавітна клавіша може відтворювати або букву російського алфавіту, або латинського. Для перемикання використовуються програми драйвери клавіатури. Перемикання здійснюється натисканням певного поєднання клавіш, відповідного використовуваному драйверу. Додатково до комп'ютера можуть бути підключені миша, принтер, модем, факс-модем, сканер, стример, пристрій архівації даних, інші пристрої і пристосування, що дозволяють розширювати можливості комп'ютера (збільшувати швидкодію або пам'ять, модернізувати ввод / вивід інформації і т. П.) .
Миша є маніпулятор для введення інформації в комп'ютер. В основному використовуються миші з двома або трьома клавішами. Одну з кращих моделей миші пропонує фірма Microsoft. Для роботи з мишею необхідний спеціальний килимок для запобігання її прослизання за рахунок надійного зчеплення кульки миші з поверхнею килимка.
Принтер призначений для виведення інформації з пам'яті комп'ютера на паперовий носій. Частіше використовуються струменеві та лазерні принтери.
Найкраща якість друку забезпечують лазерні принтери. В них для друку використовується принцип ксерографии: зображення переноситься на папір зі спеціального барабана, до якого електрично притягуються частинки фарби. Друкує барабанелектризується за допомогою лазера за командами з комп'ютера. Принтери можуть здійснювати чорно-білу або кольоровий друк. Вони здатні друкувати як на звичайному папері, так і на прозорих плівках, конвертах, листівках .. Надійними, з високою швидкодією і гарною якістю друку є лазерні принтери фірми Hewlett-Packard.

Факс-модем використовується для здійснення передачі електронних документів, що зберігаються в пам'яті комп'ютера (введених з клавіатури, або сканованих з паперового носія, або отриманих електронною поштою).
Конструктивно факсмодем може бути виконаний у вигляді плати, яка встановлюється всередині комп'ютера, або у вигляді зовнішнього пристрою, що підключається до комп'ютера через послідовний порт. В даний час широке застосування одержали факс-модеми Zyxel і Motorola, які забезпечують швидкість, якість прийому / передачі повідомлень, а також інші можливості, достатні для повноцінної роботи в мережі Інтернет.

Сканер здійснює введення інформації з паперового носія в пам'ять комп'ютера. В секретарської практиці використовуються сканери двох типів: протяжні для сканування окремих листів і планшетні для сканування книг та інших зброшурованих або переплетених документів.

Стример - пристрій резервного копіювання, призначений для збереження інформації на жорсткому диску за допомогою запису її на касети з магнітною стрічкою (ємність більш 60 Мб).

Пристрій архівації здійснює зберігання великого обсягу інформації та доступ до неї з великою пропускною здатністю. Пристрій підключається до комп'ютера через порт. Запис інформації проводиться на магнітооптичні диски МО, Zip Drive (100 Мб), Jazz Drive (1 Гб). У локальній мережі один пристрій архівації може обслуговувати всі комп'ютери.

Можливості комп'ютера визначають:
- тип і тактова частота процесора;
- Обсяг оперативної пам'яті і жорсткого диска;
- Характеристики материнської плати;
- Характеристики відеокарти;
- Наявність CD-ROM і звуковий плати;
- Можливість підключення додаткових пристроїв;
- Можливість енергозбереження.

Комп'ютер секретаря-референта повинен мати достатні можливості для роботи з редакторами текстів, електронними таблицями, базами даних і з
Інтернетом, бажано використовувати операційну систему Windows 98 і пакет
Microsoft Office 97 або 2000. Для цих цілей буде потрібно процесор Pentium®
III 500 МГц або Celeron 466 МГц з оперативною пам'яттю 64 Мб, об'ємом жорсткого диска 6-10 Гб , графічним акселератором об'ємом пам'яті 4 Мб, 17 дюймовим монітором з кроком маски не більше 0,26 мм і дозволом 1024x768 пікселів при частоті кадрів не менше 85 Гц1. Необхідні CD-ROM, модем з підтримкою стандарту V.90 і K56flex і мережева карта 10/100 Ethernet, миша з підтримкою технології IntelliMouse. Для створення якісних документів повинен бути лазерний принтер HP LJ 1100. Така конфігурація комп'ютера, орієнтовною вартістю 2000S, відповідає сучасним вимогам офісної практики.
На ринку комп'ютерів і комп'ютерних компонентів відбувається безперервний процес оновлення елементної бази та програмного забезпечення, що призводить до швидкого морального старіння навіть самого, здавалося б, сучасного на даний момент устаткування.

1.2. Комп'ютерна мережа. Електронна пошта. Інтернет
Комп'ютерна мережа створюється для ефективного використання декількох комп'ютерів, що виконують обробку однотипної документації. Комп'ютери з'єднуються в мережу за допомогою кабелю (телефонного, коаксіального) або за допомогою існуючої телефонної мережі. У деяких мережах кабелі не використовуються: комп'ютери спілкуються за допомогою радіосигналів і світлових хвиль.
Комп'ютерна мережа дозволяє використовувати загальні ресурси, включені до складу мережі: програми, бази даних, периферійні пристрої (дискові пристрої великої ємності, сканери, принтери тощо. Д.). У мережі один комп'ютер великої продуктивності виконує роль файлового сервера, керуючого передачею даних і поділом периферійних пристроїв.
Інші комп'ютери є робочими місцями комп'ютерної мережі. Сервер здійснює збір і передачу інформації до центральної бази даних, що охоплює не тільки управлінську, а й кадрову, бухгалтерську документацію. Це дозволить керівникові підприємства звертатися до документів секретаря-референта, бухгалтера та фахівців підприємства, виводити їх на екран, проводити обробку документів, зведень, таблиць, обмінюватися документами і повідомленнями зі співробітниками підприємства і з партнерами-контрагентами (при наявності в комп'ютерній мережі спеціальних пристроїв - модемів або факс-модемів).

Організації, розташовані в одній будівлі, встановлюють локальну комп'ютерну мережу (LAN). Коли мережа поширюється за межі офісу, вона називається глобальної комп'ютерної мережею (WAN).

Обмін електронними документами здійснюється за допомогою електронної пошти. Електронною поштою називають пересилку повідомлень з комп'ютера на комп'ютер на електронну адресу, включений в комп'ютерну мережу. Доступ в комп'ютерну мережу забезпечує зв'язка комп'ютер - модем - телефонна мережа
- модем - комп'ютер. Адреса електронної пошти повинна мати позначку E-mail.
За такою адресою можна направити повідомлення з комп'ютера одній або кільком абонентам (адресатам) одночасно

Електронна пошта надає користувачам наступні можливості:
1. відправляти документи адресатам, що входять в автоматизовану

інформаційну систему;
2. отримувати підтвердження доставки документів за призначенням;
3. виводити на екран дисплея отримані документи;
4. змінювати і редагувати документи, зберігати їх в пам'яті ПК і пересилати іншій особі;
5. роздруковувати отримані документи у необхідній кількості примірників;
6. відправляти документи одному користувачеві або групі користувачів системи за списком;
7. розставляти пріоритети, щоб починати роботу з найбільш важливою отриманої кореспонденцією;
8. складати і "прикріплювати" до документів резолюції, інші службові позначки про необхідність тих чи інших дій та терміни виконання.

Повідомлення, лист або замовлена ??інформація можуть бути покладені в ваш електронну поштову скриньку. Переглянути що прийшла вам кореспонденцію можна, сидячи в офісі за своїм комп'ютером, зі своєї квартири за допомогою домашнього комп'ютера, з будь-якого іншого місця або іншого комп'ютера з модемом через телефонну мережу. Цікаву інформацію можна залишити в пам'яті комп'ютера, перенести на дискету або CD, роздрукувати за необхідності на принтері. Електронна пошта - один з найбільш оперативних і відносно дешевих видів зв'язку.
Інтернет - глобальна мережа незліченної безлічі різноманітних мереж, яка охоплює всю нашу планету. За даними дослідницької корпорації
IDC, послугами Інтернет користуються близько 90 млн. Чоловік у світі і число користувачів постійно зростає. Персональний комп'ютер, локальна і глобальна комп'ютерні мережі можуть бути частиною мережі Інтернет.
Суть створення такої мережі - швидкий пошук і отримання необхідної інформації, а також поширення відомостей про себе практично в світовому масштабі.
Мережа складається з величезної кількості серверів, підключених до мережі, тобто комп'ютерів, на яких зберігається і надається користувачам інформація. Інформація зберігається у вигляді графічних документів, так званих "інтернетівських сторінок" (Web-site). Інтернет-сервер може відкрити будь-яка фірма чи приватна особа, розташувавши інформацію про себе та свою діяльність. Цей сервер має своє конкретне ім'я, наприклад, сервер компанії Microsoft-www.microsoft. Користувач Інтернет

Сторінки: 1 2 3 4
загрузка...
ur.co.ua

енциклопедія  з сиру  аджапсандалі  ананаси  узвар