загрузка...

трусы женские
загрузка...
Реферати » Реферати з діловодства » Системи електронного документообігу. Пакет прикладних програм Documentum

Системи електронного документообігу. Пакет прикладних програм Documentum

Московський Державний Університет

Економіки, Статистики і Інформатики

Реферат

Електронні Системи Управління Документооборотом

«Системи електронного документообігу.

Пакет прикладних програм Documentum »

Виконав:

студент групи ДММ-201

Лобачів А . А.

Перевірила:

Смирнова Г.Н.

Москва, 2004

Зміст:

1. Основні концепції безпаперової технології управління 3
2 . Поняття економічної системи, її структура, склад і класифікація функцій управління і бізнес-процесів 4
3. Призначення СДОУ. Структура, функції і види. 8
4. Зміст процедури СЕДО. Контроль виконання документа 12
5. Поняття економічної інформаційної системи. Класи, структура, особливості ІВ. Особливості корпоративної економічної системи 16
6. Призначення ЕСУД, принципи побудови, склад модулів 20
7. Призначення і зміст робіт з модулем СЕДО. Вимоги до програмного і технічного забезпечення 24
8. Огляд пакета "Documentum" 25

1. Основні концепції безпаперової технології управління

В умовах ринкової економіки та зростання конкурентної боротьби помилки в діяльності будь-якої економічної системи (підприємства, фірми або корпорації) можуть істотно позначитися на фінансових результатах її діяльності і навіть привести до банкрутства. Це викликає необхідність підвищення ефективності управління за рахунок прийняття оптимальних стратегічних та оперативних управлінських рішень та вдосконалення технології управління. Під управлінням розуміють процес завдання мети функціонування об'єкту і вироблення впливів на цей об'єкт в напрямку досягнення поставленої мети. Мета функціонування підприємства реалізується за допомогою ряду ділових процесів, які з окремих компонент, взаємодія яких задається певним регламентом їх виконання. Об'єктами управління можуть бути: матеріальні, грошові, трудові чи інформаційні ресурси, використовувані при виконанні ділових процесів; самі ділові процеси, що їх на підприємстві для досягнення поставленої мети; підрозділи підприємства, де протікають ділові процеси, або все підприємство в цілому.

Щоб стримувати натиск конкуруючих підприємств і організацій, бізнес повинен успішно адаптуватися в мінливому оточенні, тому відзначається прагнення керівництва компаній, з одного боку, до реструктуризації систем управління та вдосконаленню процедур управління та ділових процесів, і, з другий, до зменшення обсягів паперової інформації, зниження вартості обробки інформації та підвищення ефективності управління нею на шляху організації спільного доступу фахівців до інформації, зберігання та пошуку документів.

Нові інформаційні технології пропонують засоби для досягнення цих цілей за допомогою двох підходів:
. реінжинірингу бізнес - процесів;
. переходу до безпаперової технології управління.

В даній роботі розглядається зміст другого підходу - вибору та застосування методів і засобів організації безпаперової технології управління, яка грунтується на використанні трьох основних концепцій: переходу до електронних документів, створенню систем управління документами та системи електронного документообігу.

Концепція електронного документа з'явилася в 80-х роках з появою на ринку мікрокомп'ютерів і першого графічного інтерфейсу користувача
(GUI). Як стверджують співробітники компанії Delphi Consulting Group, вже сьогодні в деяких областях діяльності електронним способом обробляється до 90% інформації.

На відміну від документів на паперових носіях з їх жорсткими рамками, статичною формою і обмеженими можливостями перехід до динамічним цифровим електронним документам забезпечує особливі переваги при створенні, спільному використанні, поширенні та зберіганні інформації.
Вони можуть збільшити продуктивність безлічі додатків, що використовуються в бізнесі, зменшити вимоги до розмірів накопичувачів, скоротити або повністю вирішити проблему втрат і невірного розміщення документів.

Електронні документи можуть одночасно використовуватися співробітниками в рамках однієї робочої групи, відділу або всього підприємства. Доступ до них здійснюється за декілька секунд, а не хвилин, годин, днів, а іноді і тижнів, що трапляється при використанні документів на паперових носіях.
Прискорений доступ до стратегічної інформації разом із значною економією коштів може забезпечити і важливі конкурентні переваги.

Крім перерахованого, електронні документи дозволяють перемістити центр ваги комп'ютерної технології з традиційних структурованих алфавітно-цифрових даних на потоки даних, доповнені великими об'ємами неструктурованого тексту, зображень, звуку, відео і графіки. Такі документи зможуть також включати гіпертекстові зв'язку, перероблені OLE-об'єкти, текстові об'єкти і реляційні дані. Електронний документ буде обмежений такими параметрами, як його вміст, структура даних, формати і стандарти режиму передачі і, найважливіше, характер його використання.
При зміні будь-якого з цих параметрів відповідно мінятиметься документ. Він буде відкритим, гнучким, адаптованим, багатовимірним.

За кілька років концепція електронного документа отримала свій розвиток від звичайного графічного образу документа до ідеї управління документами. Сьогодні електронний документ - це форма знайомого виду, обробка якої відбувається за допомогою послідовного застосування тісно взаємопов'язаних технологій в рамках так званих Систем Управління
Електронними Документами (СУД) або Electronic Document Management Systems
(EDMS).

Потужні системи класу EDMS, що працюють найчастіше на розподілених архітектурах, засновані на комбінації технологій збору, зберігання, пошуку і розповсюдження електронних документів. Значне підвищення продуктивності при використанні технології EDMS відзначено в багатьох галузях: уряд, судочинство, юриспруденція, фармацевтика, страхування, фінансові послуги, охорона здоров'я, виробництво і систему вищої освіти.

Можна виділити наступні основні завдання, які покликана вирішувати система управління документами - вміти переводити паперові документи в електронний вигляд і вміти перехоплювати всі створювані електронні документи з усіх джерел надходження:
. з додатків, які створюються текстовими процесорами, електронними таблицями, графічними процесорами, пакетами прикладних програм для настільних видавництв;
. факсові повідомлення, які прийшли через факс - сервер підприємства;
. вхідні, вихідні та внутрішні повідомлення, які з електронної пошти;
. звіти та інші документи, які готують функціональні інформаційні системи, на печатку чи відправляються по факсу, але їх треба перехопити і відправити в сховищі електронних документів.

Багатофункціональні системи управління документами розвиваються під впливом переходу від обчислювальних середовищ на базі мейнфреймів до систем на базі мікропроцесорів, від монолітних закритих додатків до відкритих і інтегрованим програмним компонентам.

До третьої концепції є розробка Системи Електронного
Документообігу (СЕДО), покликаної для інтеграції всіх інформаційних додатків в єдине інформаційне середовище, що забезпечує оперативну взаємодію всіх користувачів при виконанні ними ділових процедур і функцій управління необхідною інформацією. Система електронного документообігу повинна дозволяти планувати і складати маршрути пересування документів, контролювати це пересування, керувати документообігом і регулювати його.

Ця концепція має дві стадії у своєму розвитку від втілення ідеї використання технології "docflow", пов'язаної з плануванням та управлінням документопотоками, до технології "workflow", призначеної для управління діловими процесами і процедурами, при виконанні яких використовуються і створюються документи. Системи, засновані на застосуванні технології
"workflow", отримали назву Систем Автоматизації Ділових Процесів (САДП) і призначені для моделювання ділових процесів і процедур, виконуваних на підприємстві, контролю їх виконання, оцінки та аналізу ефективності їх виконання, реструктуризації системи управління фірми.

2. Поняття економічної системи, її структура, склад і класифікація функцій управління і бізнес-процесів

Всі підприємства, організації відносяться до категорії систем. Система може бути визначена як сукупність взаємопов'язаних елементів, що має або мета функціонування, або закони свого розвитку відносно ізольована від навколишнього середовища.

Існує кілька підходів до класифікації систем в залежності від поставлених цілей.

За принципом виникнення системи можна розділити на штучні, для яких існує мети функціонування, і природні, які характеризуються законами розвитку, які пізнаються людиною і використовуються для створення штучних систем.

За кількістю елементів і зв'язків між ними все штучні системи діляться на великі і малі, за характером поведінки - на прості з детермінованим поведінці складні, що володіють ймовірносними характеристиками поведінки.

За наявністю зв'язків управління можна виділити клас кібернетичних і не кібернетичних систем.

За призначенням штучні системи можна розділити на класи, відповідні видам людської діяльності: соціальні, економічні, інформаційні, технічні системи, медичні та ін.

За рівнем управління, на якому знаходиться економічна система, можна назвати державного рівня (наприклад, Центральний Банк
РФ), міністерського рівня, рівня об'єднань та корпорацій і рівня конкретних підприємств і фірм.

Економічні системи далі можна розділити за галузями народного господарства: на системи, що функціонують в комерційній сфері, сільськогосподарські підприємства, підприємства промислової та непромислової сфери.

Тому економічну систему (ЕС) можна трактувати як штучну, велику, складну, кібернетичну систему, господарством і призначену для одержання прибутку шляхом випуску певної продукції або надання послуг у певній галузі народного господарства.

Можна виділити наступні властивості економічних систем:
. наявність певної мети функціонування - отримання прибутку на галузі народного господарства;
. цілісність системи, наявністю організаційної структури, і відносна ізольованість від навколишнього середовища;
. властивість гомеостазису, тобто рівноваги системи;
. властивість стійкості функціонування;
. властивість керованості для досягнення поставленої мети;
. властивість адаптованості до зміни вимог навколишнього середовища;
. властивість навченості за рахунок врахування досвіду своєї роботи в минулому.

Оскільки будь-яка економічна система є кібернетичної системою, то в її складі можна виділити дві основні компоненти (см. Рис.
1): об'єкт управління і апарат управління (система управління).

Рис. 1. Структура економічної системи (ЕС)

Об'єкт управління (ОУ) - це підсистема, у якій протікають матеріальні процеси, т. Е. Процеси переробки сировини, матеріалів та інших ресурсів в готову продукцію або послуги, т. е. процеси, пов'язані з переробкою матеріального потоку МП 1 в матеріальний потік МП 2. Крім того, на вхід ОУ надходять також зовнішній інформаційний потік ІП 1, який супроводжують матеріальний, наприклад, "Накладні транспортування", "Рахунки
- фактури

Сторінки: 1 2 3 4 5 6 7 8 9
загрузка...
ur.co.ua

енциклопедія  з сиру  аджапсандалі  ананаси  узвар