загрузка...

трусы женские
загрузка...
Реферати » Реферати з діловодства » Діловодство та ПК

Діловодство та ПК


С-Пб технічний коледж управління і комерції.

Курсова з діловодства

по темі діловодства та ПК.

Виконала студентка гр.9д-31

Будникова ольга.

2004

ВСТУП

Управлінська діяльність в Росії, як і в усіх розвинених країнах, здійснюється за допомогою документів, які одночасно є джерелом, результатом і інструментом цієї діяльності.

В сучасному закладі основними технологічними інструментами роботи з документами є комп'ютери, встановлені на робочих місцях виконавців та об'єднані в мережу. Якщо комп'ютерна мережа охоплює всі робочі місця діловодного персоналу в структурних підрозділах організації, то з'являється можливість використовувати мережу для переміщення документів.

Повне скасування паперового документообігу зараз неможливо: консерватизм персоналу, низька освіченість, небажання навчатися і перенавчатися, боязнь прозорості власної діяльності для керівництва, яка виникає після впровадження системи електронного документообігу; фактор директора «радянського типу» - небажання безпосередньо працювати з комп'ютером, переглядати і редагувати документи. З іншого боку, відсутність закону про електронний документ передбачає обов'язкову наявність паперового першотвору будь-якого значимого документа навіть при існуванні електронного варіанту. Сьогоднішні стандарти діловодства не враховують особливостей роботи з електронними документами. Коли говорять про автоматизації діловодства або документообігу, то зазвичай мають на увазі будь-які інформаційні технології, пов'язані з обробкою документів - від використання текстових процесорів до систем управління потоком робіт і управління базами даних. В результаті в цю категорію потрапляє дуже широкий спектр програмних продуктів:
Системи управління документами, точніше - з файлами документів на машинних носіях. Існує величезна кількість програмних продуктів, що дозволяють готувати текстові, табличні, графічні, мультимедійні та інші типи документів.

Принципи автоматизації діловодства
Автоматизовані системи діловодства діляться на два класи. До першого відносяться системи управління електронними архівами. Їх основні функції: реєстрація нових документів, зберігання, пошук і їх вилучення з метою передачі в додатки, які вміють з ними працювати. До другого класу відносяться системи управління електронним документообігом. На них покладено функції управління документами на шляху проходження від одного користувача - посадової особи до іншої з можливістю контролю за їх переміщенням з фіксацією всіх змін та супроводжуючих резолюцій.

В даний час основна концепція автоматизації документообігу базується на принципах управління бізнес-процесами, в ході виконання яких створюються і рухаються документи. Іншими словами, це організація і управління процесами створення документів на основі послідовної обробки різними користувачами інших раніше існуючих документів.
Діловодні процеси організації повинні бути строго структуровані, що зустрічається далеко не завжди. Тому система повинна мати функцію, що дозволяє організувати і спланувати виконання робіт з документами, як за заздалегідь визначеним маршрутним технологічним схемам, так і з наданням виконавцям певної свободи в ухваленні рішення на своєму рівні.
Найважливішими характеристиками фахівці зазвичай виділяють наступні:
. програмна платформа (система, що забезпечує збереження і пошук документів, а також система обміну повідомленнями. Нині використовується архітектура «клієнт / сервер» );
. підтримка розподіленої обробки інформації;
. можливості масштабування (набір підтримуваних платформ; максимальне число користувачів; число рівнів вкладеності структур);
. відкритість архітектури і можливість інтеграції з іншими додатками;
. типи документів, з якими працює система (формати документів; підтримка роботи зі складеними документами і декількома версіями документа; зв'язку документів (один документ може бути відповіддю на інший або може бути породжений при виконанні попереднього документа); спільне використання електронних і звичайних (паперових) документів );
. колективна робота групи виконавців над одним (або кількома) документами;
. можливість роботи з "вільної" схемою (без жорсткої фіксації маршрутів);

. засоби для визначення маршрутних схем проходження документів;
. можливості контролю за проходженням документів;
. спосіб оповіщення посадових осіб;
. особливості налаштування продукту для потреб конкретного замовника (наприклад, реєстраційна картка повинна містити всі необхідні реквізити); наявність локалізованого (русифікованого) інтерфейсу;
. засоби регламентації доступу і криптозахисту;
. засоби оповіщення про порушення в регламенті проходження документів;
. орієнтація на традиційну російську концепцію документообігу.

Системи управління електронними архівами характеризуються такими функціями:

Введення.

Система повинна забезпечувати введення, обробку, зберігання, реєстрацію документів, отриманих від множинних джерел: по мережі, з дисків, модемів і сканерів.

Зберігання.

Централізоване сховище даних дозволяє вирішити цілий ряд проблем:
. можливість оперативного отримання цілісної і несуперечливої ??інформації;
. організація збору, зберігання та актуалізації розрізненої інформації;
. висока надійність і керованість системи, швидкий і підконтрольний доступ користувачів до інформації;
. економію коштів за рахунок зосередження обслуговуючого персоналу в одному місці;
. можливість централізованого розвитку обчислювальних засобів.

Принципи технології електронного документообігу.

Організація роботи з документами - ключова технологія управління в будь-якому закладі: від офісу невеликого підприємства до федерального відомства або величезної корпорації. Природно, ефективне управління вимагає деякої системи роботи з документами. Чим ширше сфера і масштаби діяльності організації, тим більш важливу і самостійну роль грає власне система діловодства. Вона передбачає не тільки єдині правила документування - оформлення документів, а й єдиний порядок документообігу.

Відсутність дієвої технології управління документообігом призводить, в кінцевому рахунку, до того, що, як правило, в довільний момент часу неможливо точно сказати, над якими документами працює установа, яка історія і поточний стан того чи іншого питання, ніж конкретно зайняті виконавці.

Загальнодержавні норми регламентують лише форму готових - офіційних документів, але не технологію їх підготовки: роботу з проектами і неофіційними робочими документами. Тому на етапі підготовки документів можуть бути застосовані довільні інформаційні технології - від текстових процесорів до систем колективної роботи. Коли ж ми говоримо про нормативному документообіг, то слід врахувати ряд найбільш характерних особливостей. Це дуже чітко окреслена і вельми специфічна предметна область.

До об'єктів системи управління документообігом відносяться структури даних, над якими проводяться операції. До них відносяться картотеки, реєстраційно-контрольні картки, файли документів, повідомлення та папки.
Кожен документ повинен бути зареєстрований в системі. В процесі реєстрації в реєстраційну картку заносяться реквізити документа, що характеризують власне документ і стан його обробки.
Передбачається можливість ієрархічних двонапрямлених гіпертекстових зв'язків між документами.

Картотеки - це віртуальне підмножина документів. Картотека є повним аналогом картотеки / журналу підрозділи організації.
Власне документ може існувати поза автоматизованої системи, наприклад на папері. При наявності одного або декількох машинних файлів, що містять електронну версію документа, система зберігає посилання на відповідні файли документа і програми їх читання / редагування. Таким чином, користувач системи має можливість працювати з електронними документами.

При пересиланні документа від користувача до користувача формується повідомлення, що містить реквізити адресата, кореспондента, дату і власне текст супровідного повідомлення / резолюції. Для контролю виконання документів використовуються контрольні картки, які можуть створюватися для всього контрольованого документа або для його розділів.

Папки документів призначені для групування реєстраційних карток документів по якомусь ознакою, наприклад технологічного, тематичного тощо. Д.

Інформаційна модель передбачає також можливість взаємопов'язаного функціонування декількох систем автоматизації документообігу. У цьому випадку обмін документами між системами здійснюється за допомогою будь-якої системи електронної пошти.

Системи управління документообігом на основі web-технологій

Настала епоха Internet. Стали необхідні системи, які, по-перше, забезпечать спільне використання документів співробітниками підприємств і взаємодія між відділеннями, по-друге, нададуть можливість публікації документів на Web-вузлі і, по-третє, підтримають електронну торгівлю з бізнес-партнерами і замовниками. Компанії, що мають власні интрасети на базі протоколу IP, мають можливість використовувати їх для подальшого розвитку систем управління та обробки електронних документів. Наприклад, можна перетворити всі паперові документи в електронні і зосередити їх в базі даних головного офісу, забезпечивши до них доступ по інтрамережі всім співробітникам фірми, а по Internet - її клієнтам. Це дозволить знизити витрати на поширення паперової документації за рахунок публікації необхідної інформації в Internet і інтрамережі і підвищити ефективність роботи з документами службовців компанії.

Останні десять років розвитку мережевих засобів показали, що сучасні підприємства не можуть обійтися без систем на базі web-технологій, так як саме вони дозволяють остаточно перейти до безпаперової технології, забезпечивши віддалений доступ до документів. Системи управління документами, використовувані в даний час в корпоративних мережах, виконують завантаження і обробку всього потоку документів, що циркулюють в межах підприємства, т. Е. Інформації, що пересилається між службовцями і відділеннями, а також забезпечують обмін документами з споживачами, постачальниками, клієнтами і дистрибуторами Основні функції системи управління документами - класифікація інформації, розміщення її в бібліотеках баз даних та надання користувачам інтерактивного доступу до документів. Право на роботу з документами визначається за допомогою ідентифікатора користувача і вхідного пароля, а можливість обробки інформації забезпечується програмними засобами, які дозволяють редагувати документи, колективно працювати з ними, а також обмінюватися ними по каналах електронної пошти. До цих пір такі системи впроваджувалися досить повільно і не користувалися успіхом у споживачів через те, що не могли запропонувати користувачам таких широких можливостей, які змусили б їх змінити звичні методи ведення бізнесу. Нові системи управління документами на базі Web мають всі шанси привернути увагу підприємств, причому головна причина їхньої популярності полягає в тому, що в якості клієнтської частини ці додатки клієнт / сервер використовують стандартний Web-броузер. За допомогою таких систем службовці, які працюють вдома, можуть миттєво отримати будь-які зміни,

Сторінки: 1 2 3 4
загрузка...
ur.co.ua

енциклопедія  з сиру  аджапсандалі  ананаси  узвар