загрузка...

трусы женские
загрузка...
Реферати » Реферати з діловодства » Контрольна робота

Контрольна робота

Володимирський заочний сільськогосподарський технікум

Контрольна робота

з дисципліни:

Діловодство

учня 42 групи

відділення правознавства

Смирнова А.Г.

Шифр ??______

Володимир 2002р.

Зміст:

1. Експертиза цінності документів. Етапи і порядок її проведення.

Експертні комісії.

2. Організація відправлення документів.

3. Практичні завдання:

1) Скласти службовий лист конкретної організації з кутовим і поздовжнім розташуванням реквізитів.

2) Оформити особисту заяву про прийом на роботу і наказ по ньому.

3) Оформити довідку, протокол.

4) Оформити рішення (розпорядження, вказівка) з конкретних питань.

5) Оформити протокол проведення зборів, зробити виписки з неї.

6) Скласти акт про виділення справ до знищення.

4. Література.

1. Експертиза цінності документів. Етапи і порядок її проведення.

Експертні комісії.

Документи, що створюються в процесі діяльності установ, організацій, підприємств, фірм містять інформацію, цінність якої різна. Значна частина документів несе інформацію, що має разове значення, після використання якої до документів більше не повертаються.
Інші документи містять інформацію, яка може знадобитися протягом багатьох років. Наприклад, інформація про громадян, їх роботі, навчанні і т.п. має соціальне значення і повинна зберігатися на всьому протязі життя людини.
І, нарешті, певна група документів містить інформацію, цінну в наукових і практичних цілях. Такі документи повинні зберігатися постійно.

З економічної точки зору зберігати всі документи недоцільно, так як для них будуть потрібні великі приміщення, обладнання, штати спеціальних працівників. Та й знайти потрібний цінний документ в такій кількості паперів буде дуже складно. Тому систематично проводиться експертиза цінності документів - визначення політичного, економічного, соціально-культурного, практичного та іншого значення документів «з метою відбору документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання на основі прийнятих критеріїв» (ГОСТ Р51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення.)

Експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів, починається в поточному діловодстві і закінчується в державному архіві.

Першим етапом визначення цінності документів можна вважати складання номенклатури справ, коли як би визначаються терміни збереження створюваних документів.

Другий раз експертиза цінності вже самих документів проводиться через два роки, коли документи вийшли з оперативної роботи, при підготовці документів до тривалого збереження чи здачі в архів установи.

І втретє знову уточнюється цінність документів при передачі їх на постійне зберігання з архіву установи в Державний архів.

Експертиза цінності документів в установах проводиться під керівництвом експертної комісії (ЕК), що діє постійно. У великих установах зі складною структурою діють центральні експертні комісії
(ЦЕК), які об'єднують і координують роботу експертних комісій структурних підрозділів підлеглих або підвідомчих установ.
Загальний порядок організації роботи ЦЕК (ЕК) і їх функції можна знайти в
«Основних правилах роботи відомчих архівів» . 19 січня 1995 і 17 березня 1998 наказами Федеральної архівної служби Росії були затверджені
«Зразкові положення про постійно діючу експертну комісію організації» і «Зразкове положення про центральну експертної комісії (ЦЕК) міністерства ( відомства) Російської Федерації » . На основі Примірних додатків повинно бути розроблено положення про експертну комісію (ЦЕК) конкретної організації, фірми, підприємства. Експертна комісія створюється наказом керівника з числа найбільш кваліфікованих працівників, які мають великий досвід роботи і добре знаючих галузь, а також завідуючого канцелярією, відомчим архівом і керівника бухгалтерії. У невеликих установах, фірмах до складу експертної комісії входять секретар і бухгалтер.

До складу ЦЕК входить також представник державної архівної служби, який курирує дану організацію. Очолювати комісію повинен один з керівних працівників організації. Зазвичай комісія складається з 3-5 осіб.

З основних завдань експертної комісії виділимо:

- розгляд проектів номенклатур справ установи та її структурних підрозділів;

- Організація щорічного відбору документів на зберігання та знищення;

- Розгляд актів про виділення до знищення документів і справ, сік зберігання яких закінчився.

Експертні комісії є колегіальними органами, їх рішення приймаються більшістю голосів, засідання протоколюються. Протоколи підписує голова та секретар комісії ми стверджує керівник організації.

Значно полегшує експертизу цінності документів поділ їх на три групи:

- основна документація, найбільш повно відображає діяльність установи, підприємства, фірми з виконання основних функцій і завдань (положення , накази, плани, звіти, доповіді, огляди, протоколи зборів і нарад, листування з органами влади, з вищестоящими організаціями з питань діяльності).

Ці документи в основному підлягають постійному зберіганню;

- Оперативна документація містить відомості, необхідні для поточної практичної діяльності

(документи з бухгалтерського обліку та звітності, постачання та побуті, адміністративно-господарських питань і т.д. ). Для цієї категорії документів встановлюються тимчасові терміни зберігання;

- Документація з особового складу (накази, особисті картки робітників і службовців, книги обліку особового складу, особові рахунки нарахування заробітної плати робітникам і службовцям і т.д.). Ця документація має тривалий термін зберігання, до неї часто звертаються для наведення довідок за заявами громадян про трудовий стаж, заробітну плату та ін. Питанням, вона зберігається в установі, на підприємстві, у фірмі або в організації долговременно.

Проведення експертизи слід починати з перегляду документів канцелярії чи секретаріату керівництва, потім таких функціональних структурних підрозділів, як виробничі відділи та бухгалтерія. В межах кожного підрозділу переглядають спочатку найбільш важливі та узагальнюючі матеріали і відбирають на постійне зберігання оригінали документів, найбільш повно характеризують основну діяльність установи: положення, накази, перспективні плани, звіти, доповіді і т.д.

Якщо з якої-небудь причини оригінали документів постійного строку зберігання відсутні, на зберігання залишають завірені копії цих документів.

Дублетних документація підлягає знищенню. На постійне зберігання відправляється тільки оригінал в тому структурному підрозділі, де він був складений. Однак якщо на дублетних документі є які-небудь цінні помітки, відсутні на оригіналі, або оригінал знаходиться в поганому фізичному стані, його так само слід залишити на зберігання.

Конкретні терміни збереження документів установлюються за допомогою спеціально розроблених і затверджених архівними установи документів із зазначенням строків зберігання різних категорій документів.

Архівними установами розроблені типові переліки. Вони встановлюють терміни збереження документації, типової для більшості установ, організацій, підприємств, і відображають загальні функції і питання їх діяльності.

У процесі проведення експертизи можуть бути використані кілька видів типових переліків:

- Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій і підприємств із зазначенням строків зберігання;

- Перелік документів, що підлягають прийому до державних архівів;

- Перелік науково-технічної документації, що підлягає прийому в державні архіви.

Звичайно, типові переліки не можуть охопити всю документацію різних галузей. Тому на базі типових переліків розробляються міністерствами і відомствами переліки, що охоплюють документацію установ їх системи.
Відомчі переліки дають найбільш повне і систематичне перерахування документації, які утворюються в діяльності відомчої системи. Тому, якщо відомчий перелік є, то їм слід скористатися при проведенні експертизи в першу чергу, і тільки при його відсутності звернутися до типових переліків.

Залежно від значимості документів терміни їх зберігання встановлюються постійні чи тимчасові.

Термін зберігання обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи.

Поряд з перерахуваннями при проведенні експертизи можна використовувати номенклатури справ, так як в них зазначені терміни зберігання кожної справи і дані посилання на відповідні статті переліків.

У процесі експертизи цінності документів виділяють чотири групи справ:

- постійного зберігання, що підлягають в подальшому передачі в державний архів;

- Тривалого зберігання в архіві установи (понад 10 років);

- Тимчасового зберігання (до 10 років);

- Підлягають знищенню в зв'язку з термінами зберігання.

На справи з термінами зберігання, відпрацьовані до знищення, складають акт. Форма актів про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, типізувати.

Акт розглядається і схвалюється на засіданні ЕК (ЦЕК) організації, затверджується ЕПК відповідної установи архівної служби, потім керівником організації, після чого організація має право знищити справи, включені в акт.

За затвердженим актам справи з термінами зберігання здаються в контори вторсировини.

2. Організація відправлення документів.

Обробка і відправка вихідних документів так само, як прийом і обробка вхідних, проводяться зазвичай централізовано або секретарем, або в експедиції (експедитором).

Отримавши документ до відправки, насамперед перевіряють правильність його оформлення:

- наявність підпису;

- Наявність дати (якщо її немає на отправляемом документі, її проставляють);

- Наявність заголовка;

- Правильність адресування;

- Якщо документ призначений разовому кореспонденту, наявність адреси;

- Наявність всіх сторінок в документі і всіх зазначених програм.

Ці елементи оформлення обов'язкові при відправленні документа як поштою, так і факсом. Якщо документ оформлений не правильно або представлений не в повному комплекті, він повертається виконавцю для доопрацювання.

При відправці документа поштою він конвертується. Документи надсилаються на одну адресу, вкладаються разом в один конверт. Конверти адресуються і маркуються. Для постійних кореспондентів конверти заготовлюються заздалегідь. Все оформлення документів, призначених до поштової оформленню, проводиться в суворій відповідності до вимог правил надання послуг поштового зв'язку.

Проте в

Сторінки: 1 2
загрузка...
ur.co.ua

енциклопедія  з сиру  аджапсандалі  ананаси  узвар