загрузка...

трусы женские
загрузка...
Реферати » Реферати з діловодства » Документ система

Документ система

Міністерство освіти Російської Федерації

Далекосхідний державний технічний університет

Кафедра економіки і управління.


Реферат на тему:

Документ як система.

Виконала: студентка групи у-0621

Мелентьєва Е.А

Перевірила:

Устікова Н.М

Владивосток

2004

Зміст.

1Введеніе 3

2Свойства документів 4-6

2.1 Ознаки документа 7-8

2.2 Функції документа 9-11

2.3 Матеріальні носії інформації 12

2.4 Реквізити документів 13-19

3 Висновок

20

4 Список використаної літератури. 21

1. Введення

Діловодство сьогодні визначається стандартом як "галузь діяльності", що забезпечує документування і організацію роботи з документами "(ГОСТ Р51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення.), тобто весь процес від моменту створення документа й до його знищення або передачі на зберігання в архів.

З'являється термін спочатку в усному мовленні (приблизно в XVII в.) і означає сам процес рішення (виробництва) справи - "справа виробляти"
(вирішувати питання). Так як в ході вирішення будь-якого питання виникали документи, щоб закріпити досягнуту домовленість, своє рішення (бо усне слово короткочасно, може бути забуте, перекручене під час передачі чи ні зрозуміло), вже в XVI в. вживається слово справа як "збори документів, що відносяться до якого небудь справи, питання". Вперше в цьому понятті слово
" справа "зафіксовано в документах в 1584 р

Документ виник передусім щоб зафіксувати інформацію та надати їй юридичну силу. Латинське documentum - доказ, свідоцтво.

2. Властивості документа

Як і всякий об'єкт, документ має безліч властивостей (відмітних якостей). Прийнято виділяти кілька основних властивостей документа, які характеризуються відповідними ознаками: юридична сила, оригінальність, справжність.

Юридична сила документа. Яка властивість документа можна назвати юридичною силою? Це властивість бути справжнім доказом тих фактів, подій і дій, які відображені в документі.

Що впливає на придбання документом юридичної сили?

1. Дотримання організацією, її посадовими особами, які готують документ, положень чинного законодавства.

2. Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації. Ці правила специфічні для кожного типу документів і регламентуються ГОСТами та іншими нормативно-методичними матеріалами.

Юридична сила документа - властивість офіційного документа, повідомляє йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком його оформлення.

Юридична сила документа може бути забезпечена встановленим для кожного різновиду документів комплексом реквізитів, тобто обов'язкових елементів оформлення документів: найменування організації - автора документа, підпис, дата, реєстраційний номер документа, гриф затвердження, друк та ін.

Оригінальність документа. Слово "оригінал" походить від латинського слова
"originalis", що означає - початковий, самобутній. Ознакою оригіналу є його унікальність.

Нерідкі "помножені оригінали", тобто оригінали, що складаються в декількох примірниках. Наприклад, договір між державами з найдавніших часів складається у кількості примірників, відповідних числу договірних сторін, при цьому кожен екземпляр є оригіналом.

Оригінали документів за своїм зовнішнім виглядом можуть бути чистовик і чернетками.

Чернетка - це документ в попередньої редакції. Чорновий документ: рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора або редактора над його текстом.

Беловик - це остання, переписана або передрукована набіло редакція документа. Бєлової документ: рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний з чорнового документа або написаний без помарок і виправлень.

Для службових документів оригіналом є чистовик, підписаний посадовими особами, з додатком, в ряді випадків, печатки.

Оригінали службових документів можуть друкуватися на бланках.

Розрізняють автографи - документи, переписані або Правління (після передруку або листування) рукою автора.

Справжність документа. Як синонім слова оригінал вживається оригінал, що в перекладі з латинської означає достовірний. Справжній документ: документ, відомості про автора, час і місце створення якого, які у самому документі або виявлені іншим шляхом, підтверджують достовірність його походження. Таким чином, документ в остаточній редакції, відповідним чином оформлений і підписаний, називається оригіналом офіційного документа. Це може бути перший або одиничний екземпляр оригінального документа. Дублікат документа: повторний примірник оригіналу документа, що має юридичну силу.

Копійность документів. Копія документа - це документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, не має юридичну силу.

Повторне, точне відтворення оригіналів (з метою розмноження) є копією. Саме поняття копія (лат. Сopia - безліч) пов'язане з розмноженням оригіналу будь-якого виду.

Серед копій розрізняються:

Виписка - копія частини документа. Виписка повинна містити відтворення повного тексту рішення з певного питання. Юридичну силу виписка набуває після її запевнення посадовою особою організації або нотаріусом. Особливий вид - фото і светокопіі, відмінною рисою яких є точне відтворення оригіналу. Вони є видом факсимільних, автоматичних копій. Крім копій, знятих безпосередньо з оригіналу або отриманих автоматично, тобто одночасно з оригіналом, можуть бути кратні копії: копія з копії.

Юридична сила копій:

1) копія повинна містити точний текст першотвору (включаючи і бланк, на якому підготовлений документ), розшифровку печаток, підписів посадових осіб.

2) свідоцтво юридичної сили копії документа - позначка про її завіренні.

Засвідчення копій має виробляється самою організацією або, за потребою, нотаріусом. Нотаріального завірення зазвичай вимагають для копій установчих документів організації, які представляються в різні державні структури (судові, податкові та ліцензійні органи, комітети з управління майном і т.д.) Але в принципі будь-яка копія документа, який не суперечить закону і має юридичне значення, може бути завірена нотаріально. Нотаріус сличает оригінал з копією і завіряє її. Забороняється нотаріальне засвідчення копій паспортів, військових квитків, службових посвідчень.

Самі організації мають право завірення документів, що створюються в цих організаціях. Також організації можуть посвідчувати документи громадян при прийомі на роботу (диплом, атестат, посвідчення на пільги і т.д.)

Копії завіряються керівником організації або уповноваженим посадовою особою (наприклад, начальником відділу кадрів або зав. канцелярією).
Завірені копії, що направляються в організації, засвідчуються печаткою.

2.1 Ознаки документа.

Документ, який створений в суспільстві входить у відповідну систему документації як її елемента. Окремі види та різновиди документів складають систему документації. До теперішнього часу в документоведении немає несуперечливої ??наукової класифікації видів і різновидів документів.

Найважливішою ознакою для класифікації документів є його зміст.
Службові документи можуть поділятися: з адміністративних питань; матеріально-технічному постачанню; плануванню; оперативної діяльності; бухгалтерського обліку; підготовки і розстановки кадрів; фінансово-кредитним і зовнішньоторговельним питань і т.д.

Всі документи, що обертаються на підприємстві, можуть класифікуватися за такими ознаками.

За найменуванню існує безліч різновидів документів. Наведемо лише деякі: накази, розпорядження, плани і звіти, акти, протоколи, договори, статути, інструкції, довідки, доповідні, пояснювальні записки, службові листи, телеграми, стандарти, технічні умови, платіжні вимоги і доручення, довіреності і т.д.

За способом фіксації інформації документи бувають письмові (рукописні, машинописні, типографські, підготовлені на розмножувальних апаратах, надруковані на персональних комп'ютерах), графічні і фотофоно-кінодокументи.

За ступенем складності документи класифікують на прості і складні. Прості
- це документи, в яких розглядається одне питання, в складних висвітлюється кілька питань.

За ступенем гласності розрізняють документи відкриті (несекретні) та документи з обмеженим доступом. Документи з обмеженим доступом бувають різного ступеня секретності: цілком таємні, секретні, документи для службового користування (ДСК), з грифом "конфіденційно".

За юридичною силою документи поділяють на справжні і підроблені.
Справжні документи бувають дійсні та недійсні.
Недійсним документ стає в результаті закінчення терміну дії або скасування його іншим документом.

За терміном виконання документи класифікуються на термінові і нетермінові.
Терміновими є документи з термінами виконання, встановленими законом та відповідними правовими актами, а також телеграми та інші документи з грифом "терміново".

За походженням документи класифікують на службові, підготовлені на підприємствах, в організаціях, і особисті (листи громадян з викладенням скарг, пропозицій, прохань).

За термінами зберігання документи діляться на документи тимчасового і постійного строку зберігання. Документи тимчасового зберігання в свою чергу поділяються на документи з терміном зберігання до 10 років і понад 10 років.

За ступенем обов'язковості документи бувають інформаційні, містять відомості і факти про виробничої та іншої діяльності організацій, і директивні - обов'язкові для виконання, що носять характер юридичної або технічної норми.

За ступенем уніфікації розрізняють документи індивідуальні, типові, трафаретні, зразкові і уніфіковані у вигляді анкети і таблиці.

Індивідуальні документи розробляються конкретними організаціями для внутрішнього користування.

Типовими є документи, створювані вищестоящими органами для організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер.

Трафаретні документи мають заздалегідь надрукований текст із пробілами, які заповнюються при остаточному оформленні документа в залежності від конкретної ситуації. Такі документи перспективні, т.к. економлять час на підготовку.

Зразкові документи носять орієнтовний характер і використовуються для складання та оформлення документів по аналогії.

Анкета - спосіб представлення уніфікованого тексту, при якому постійна інформація розташовується в лівій частині листа, а змінна вноситься в документ у процесі його складання в праву частину листа.

Таблиця - документ, в якому постійна інформація розміщується в заголовках граф і боковика (заголовки рядків), а змінна (в цифровому або словесному вираженні) - на перетині відповідних граф і рядків.

Текст, представлений у вигляді таблиці, має великої інформаційної ємністю, дозволяє строго класифікувати і кодувати інформацію і легко підсумовувати аналогічні дані. У табличній формі оформляються штатний розклад, план, графік відпусток та інші документи.

2.2 Функції документів.
Будь-який документ документ поліфункціонален (многофункционален), тобто містить в собі різні функції, які з плином часу міняють своє домінуюче значення. Виділяються функції загальні та спеціальні. Загальні - це інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна; спеціальні - управлінська, правова, функція історичного джерела, функція обліку


Рис 1

Функції документа

Інформаційна функція визначається потребою в запечатлении інформації з метою збереження та передачі і притаманна всім без винятку документам.
Причина появи

Сторінки: 1 2 3 4
загрузка...
ur.co.ua

енциклопедія  з сиру  аджапсандалі  ананаси  узвар