загрузка...

трусы женские
загрузка...
Реферати » Реферати з діловодства » Основи діловодства

Основи діловодства

Зміст
Введення 3
Структура та призначення номенклатурних справ 13
Вимоги до формування справ 14
Правила зберігання справ 22
Експертиза цінності документів 25
Оформлення справ 27
Складання описів справ 28
Порядок передачі справ до архіву 30
Архівне зберігання документів в електронній формі 31
Додатки 33

Введення

Приступаючи до вивчення курсу, насамперед слід ознайомитися з основними професійними термінами і визначеннями, постійно зустрічаються в роботі з документами.

Діловодство - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

Спочатку термін з'явився в усному мовленні (приблизно в XVII в.) І означав процес рішення (виробництва) справи: «справа виробляти» - вирішувати питання. В ході вирішення виникала необхідність закріплення результату, наприклад, досягнутої домовленості. Для цього спрадавна і створювали документи, так як усне слово короткочасно, може бути забуте, перекручене під час передачі чи ні зрозуміло. Уже в XVI в. вживається слово справа як збори документів, що відносяться до якої-небудь справи, питання. Вперше в цьому понятті слово «справа» зафіксовано в документах в
1584

Сучасне діловодство включає:

- забезпечення своєчасного і правильного створення документів
(документування);

- організацію роботи з документами (отримання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, систематизація, підготовка документів для здачі в архів, знищення).

Паралельно з терміном «діловодство» в останні десятиліття використовується термін документаційне забезпечення управління (ДОП). Його поява пов'язана з впровадженням в управління комп'ютерних систем та їх організаційним, програмним та інформаційним забезпеченням для наближення до термінології, що вживається в комп'ютерних програмах та літератури. В даний час терміни «діловодство» та «документаційне забезпечення управління» є синонімами і застосовуються для позначення однієї і тієї ж діяльності. І той, і інший термін можна зустріти, наприклад, в назвах документів, що регламентують організацію документаційних процесів: «Державна система документаційного забезпечення управління» і «Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації» .

Документування - це процес створення та оформлення документа.
Державний стандарт визначає документування як «запис інформації на різних носіях за встановленими правилами» .

Необхідність фіксувати інформацію з'явився у людей в глибоку давнину. До нашого часу дійшли «документи» різних епох, створені на глиняних табличках, бересті, кам'яних стелах і т.д. Способи нанесення інформації також були різними: малюнок, графіка, лист. В даний час в управлінській практиці використовують головним чином документи, створені будь-яким способом листи - рукописним, машинописним, друкарським, комп'ютерним, а також з використанням графіки, малюнка, фотографії, звуко-і відеозапису і на спеціальному матеріалі (папері, кіно-і фотоплівці, магнітній стрічці, диску і ін.). Вивченням розвитку способів документування носіїв інформації займається наукова дисципліна - документознавство.

Організація роботи з документами - це забезпечення руху документів в апараті управління, їх використання в довідкових цілях і зберігання.
Термін визначається державним стандартом як «організація документообігу, зберігання і використання документів у поточній діяльності установи» .

Документооборотом стандарт називає рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.
У технологію роботи з документами входить:

- прийом і первинна обробка документів;

- їх попередній розгляд і розподіл;

- реєстрація документів;

- контроль виконання документів;

- інформаційно-довідкова робота;

- виконання документів;

- їх відправка;

- систематизація (формування справ) і поточне зберігання документів.

Розкриємо деякі з перерахованих понять. Так, реєстрація означає запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або отримання, контроль виконання документів - сукупність дій, які забезпечують їх своєчасне виконання, формування справи - групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ (систематизованим переліком найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформленим у встановленому порядку) і систематизація документів усередині справи.

Будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації поданого питання або керованого об'єкта. Інформація тотожна поняттям: «дані» , «відомості» , «показники» . Законодавчо закріплено наступний термін:

«Інформація - відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подання» .

У кожній області людської діяльності інформація має свою специфіку і тому вона відповідно підрозділяється на медичну, наукову, технічну, технологічну та ін. В федеральних органах влади і управління, в установах, організаціях і на підприємствах (незалежно від напрямку діяльності та форми власності) обов'язково виникає управлінська інформація, яка використовується для цілей управління яким- або об'єктом або структурами. До управлінської інформації пред'являється ряд вимог: повнота, оперативність, достовірність, точність, адресність, доступність для сприйняття людиною.

Документи використовуються в різних областях діяльності, галузях знань, сферах життя і є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття «документ» багатозначне і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується. Так, для юристів документ є насамперед способом докази або свідоцтва чого-небудь, для історика - історичним джерелом, кібернетіка-документаліста - носієм інформації, а I фахівці в галузі управління вважають його засобом фіксації і передачі управлінських рішень.

У Федеральному законі «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» закріплено таке визначення поняття «документ» :

Документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Це ж визначення дано і в державному стандарті на терміни та визначення «Діловодство та архівна справа» . Для більш повної характеристики поняття «документ» слід розкрити і поняття «реквізит» .

Кожен документ складається з ряду складових його елементів, які називаються реквізитами (найменування, автор, адресат, текст, дата, підпис і т.д.). ГОСТ закріплює наступне визначення:

Реквізит документа - обов'язковий елемент оформлення офіційного документа?

Різні документи складаються з різного набору реквізитів. Число реквізитів визначається цілями створення документа, його I призначенням, вимогами до змісту і форми даного документа. Для багатьох документів число реквізитів суворо обмежена. Для низки документів число і склад реквізитів встановлені законодавчими та нормативними актами. Але в будь-якому випадку, як випливає з визначення, інформація, зафіксована на матеріальному носії, повинна бути обов'язково оформлена шляхом проставлення необхідних реквізитів. Тільки тоді вона стає документом.

В документоведении документ розглядається як результат закріплення
(відображення) фактів, подій, явищ об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини будь-яким зручним способом на спеціальному матеріалі.

Документи, зафіксувавши (відбивши) інформацію, тим самим забезпечують її збереження і накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повторне та неодноразове повернення до неї в часі. Вони зачіпають різні сфери діяльності людини і поділяються на текстові та графічні, традиційні (рукописні, машинописні) і на машинних носіях, наукові, технічні, особисті та офіційні і ін.

Офіційні документи - це документи, створені юридичними або фізичними особами, оформлені і засвідчені в установленому порядку.
Серед них особливу категорію складають службові (управлінські) документи, які визначаються державним стандартом як офіційні документи, використовувані в поточній діяльності організації.

Як носії інформації документи виступають в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якого установи, підприємства, будь-якої фірми, забезпечуючи взаємодію їх структурних частин і окремих співробітників. Вони є підставою для прийняття управлінських рішень, служать доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень і аналізу, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. В управлінській діяльності документ виступає і як предмет праці, і як результат праці.

Багато форми управлінської діяльності виражаються за допомогою відповідних документів: розпорядча діяльність - виданням різних розпорядчих документів; планування - за допомогою підготовки різних планів; облік - у вигляді складання й обробки статистичної, бухгалтерської, оперативно-технічної документації; контроль - шляхом збору відомостей у письмовому вигляді і т.д. Тому документи можна класифікувати відповідно до їх призначення як засобу:

- регламентації діяльності (статути, положення, регламенти, правила, інструкції та ін.);

- розпорядчої діяльності (накази, вказівки, постанови, рішення, розпорядження та ін.);

- накопичення та узагальнення інформації (звіти, акти, доповіді та ін.);

- передачі інформації (листи, телеграми, телефонограми та ін.).

Крім того, важливу роль у сфері управління відіграють документи, що відображають діяльність різних колегіальних органів (протоколи), які можуть виступати і засобом здійснення розпорядчої діяльності, і засобом накопичення та узагальнення інформації.

Документ виник передусім, щоб зафіксувати інформацію та надати їй юридичну силу. Значення латинського слова «документ» (documentum) - доказ, свідоцтво. В даний час безперечність документа також визначається поняттям «юридична сила документа» .

Для управлінської діяльності юридична сила документів надзвичайно важлива, оскільки означає, що документи можуть служити справжнім доказом укладеної в них інформації. Юридична сила офіційного документа передбачає його обов'язковість для тих, кому він адресований, або для кола учасників управлінських дій (органів управління, їх структурних підрозділів, громадських організацій, посадових осіб та громадян), які керуються документом і засновують на ньому свою діяльність або утримуються від неї .

Юридична сила документа - це властивість офіційного документа, повідомляє йому чинним законодавством компетенцією видав органу та встановленим порядком оформленія1. З цього визначення випливає, що орган управління або посадові особи, що випускають документ, зобов'язані:

- дотримуватися при його підготовці діючі норми законодавства;

- видавати документи тільки в межах своєї компетенції;

- дотримуватися які у певний час загальнодержавні правила складання та оформлення документів.

До числа найбільш юридично значимих реквізитів відносяться: найменування організації, дата і реєстраційним номер документа,

Сторінки: 1 2 3 4 5 6
загрузка...
ur.co.ua

енциклопедія  з сиру  аджапсандалі  ананаси  узвар