загрузка...

трусы женские
загрузка...
Реферати » Реферати з культури і мистецтва » Поняття про кореспонденцію

Поняття про кореспонденцію

Поняття про кореспонденцію

Контрольна робота з курсу« Основи документаційного забезпечення управління »

Виконав:

Саратов 2004

Введення

У суспільстві постійно створюється і функціонує величезна кількість різноманітних документів. Від правильної організації роботи з документами залежить ефективність роботи закладів, підприємств, фірм. За допомогою управлінської документації здійснюється планування, фінансування, розпорядчудіяльність апарату управління, ведеться бухгалтерський облік і звітність і т.п. Під час проведення ревізій перевіряють саме документи, оскільки вони служать основним доказом фактів. Роль документів в різних областях діяльності людини важко переоцінити.

При написанні даної роботи були використані різні джерела. Аналіз навчальної літератури показав, що питання, що стосуються поняття про кореспонденцію є актуальними і містяться у всіх підручниках і навчальних посібниках з діловодства. Основу даної роботи склали навчальний посібник «Курс діловодства: Документаційне забезпечення управління» Кірсанової М.В.і Аксьонова Ю.М., і «Діловодство: Практичний посібник» Андрєєвої В.І.

Законодавчу базу роботи склали: Федеральний закон від 20.02.95 № 24-ФЗ «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» , основи законодавства РФ про архівний фонд РФ і архівах від 07.07.1993 №5341 1 , ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення ", ГОСТ Р 6.30-97« Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів » , Зміна №1 до ГОСТ Р 6.30-97 а також« Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення » .

Розділ 1 Загальна характеристика документа, вимоги, що пред'являються до його оформлення

1.1.Понятие і функції документа

Як відомо, діяльність всіх юридичних і фізичних осіб у тій чи іншій мірі пов'язана з документообігом. Однак статус самих документів не завжди визначається досить точно, а це в свою чергу може привести до виникнення різного роду правових проблем.

Отже, Словник російської мови С.І. Ожегова дає таке визначення: "Документ - це ділова папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь". І, хоча в цьому визначенні наявності такі ознаки документа як паперовий носій і доказательственная сила воно є неповним і навіть дещо застарілим.

Юридичну трактування поняття «документ» дає Федеральний Закон «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» , в якому терміни «документована інформація» і «документ» розглядаються як синоніми. Згідно з цим Законом «документована інформація (документ)» є «зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати» [1]. У цьому ж значенні термін «документ» використовується і в двох основних Державних Стандартах, що регулюють створення, оформлення та використання документів - ГОСТ Р 6.30-97 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів » , затверджений постановою Держстандарту Росії від 31 липня 1997 року № 273 та ГОСТ Р 51141-98« Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення » , затверджений постановою Держстандарту Росії від 27 лютого 1998 року № 28. Обидва ГОСТу введені в дію з 1 січня 1999 року. ГОСТ Р 6.30-97 діє в редакції Постанови Держстандарту Росії від 20 січня 2000 року № 9-ст.

Але, незважаючи на те, що термін "документ" використовується в усіх сферах суспільної діяльності та існує ряд його законодавчих та офіційних визначень, майже кожна галузь знання дає своє тлумачення цього поняття. Залежно від того, яка галузь знання дає це визначення, переважає один з аспектів (правовий, управлінський, історичний), хоча інформаційна сутність документа залишається очевидною.

Так чи інакше, у кожного документа є ряд функцій. Найчастіше висловлюється думка, що функція документа - є його цільове призначення, властиве йому незалежно від того усвідомлена ця функція автором чи ні. Однак, цей підхід не зовсім вірний, оскільки будь-який документ поліфункціонален. Серед функцій документа можна виділити загальні та спеціальні. Далі ми розглянемо їх трохи докладніше.

До загальних функцій в першу чергу відносять інформаційну функцію, яка визначається потребою в запечатлении інформації з метою збереження і передачі і притаманна всім без винятку документам.

Соціальна функція теж притаманна багатьом документам, т.к. створюються вони для задоволення різних потреб як суспільства в цілому, так і окремих його членів. Документ також сам може впливати на соціальні відносини них в залежності від призначення, ролі в даному суспільстві, причому може не тільки стимулювати їх розвиток соціальних процесів, але і гальмувати.

Комунікативна функція виконує завдання передачі інформації у часі і просторі, інформаційного зв'язку між членами суспільства: як відомо, без обміну відомостями, думками, ідеями соціальні зв'язки не можуть підтримуватися. Особливо яскраво комунікативна функція виражена в документах, орієнтованих в одному напрямку (закони, укази, розпорядження, накази, інструкції, скарги, доповідні записки та ін.), І документах двосторонньої дії (ділова та особисте листування, договірні документи і т.д.) .

Культурна функція припускає здатність документа зберігати і передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві (кінофільм, фотографія, науково-технічний документ та ін.).

Управлінська функція виконується офіційними документами, які спеціально створені для цілей і в процесі управління (закони, положення, статути, протоколи, рішення, зведення, звіти та ін.). Ці документи відіграють велику роль в інформаційному забезпеченні управління, вони різноманітні, відбивають різні рівні прийняття рішень.

Правова функція властива документам, в яких закріплюються зміни правових норм і правопорушень. Можна виділити дві категорії документів, наділених правової функцією: спочатку володіють нею і що здобувають її на час.

Функція історичного джерела вивчається історичною наукою. Існує дві точки зору: перша - документ стає історичним джерелом з моменту передачі його на архівне зберігання; друга - документ наділяється цією функцією з моменту його виникнення, але усвідомлюється ця функція людиною лише, коли документ надходить до архіву. Таким чином, ця функція починає домінувати в документі, якщо він виступає як джерело інформації для історика, що досліджує ту чи іншу проблему.

Окремо серед функцій документа виділяється функція обліку, яка дає не якісним, а кількісну характеристику інформації, пов'язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу та контролю.

Всі перераховані вище функції можна поділити на функції оперативного характеру, час дії яких обмежена (управлінська, правова, обліку) і функції постійно діючі (інформаційна, соціальна, історичного джерела).

1.2. Класифікація документів, її основні ознаки

В діловодстві часто використовується поняття «система документації» , і елементом подібної системи може бути будь-який створений документ. Об'єднання документів у систему документації відбувається за їх окремими видами або різновидам. Однак до теперішнього часу в документоведении немає несуперечливої ??наукової класифікації різних документів.

Отже, класифікація документів - розподіл документів на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Класифікація документів в діловодстві забезпечує швидкий пошук потрібних документів, підвищує оперативність роботи з ними.

Всі документи по відображаються у них видів діяльності діляться на дві великі групи. Перша - це документи по загальних і адміністративних питань, тобто з питань загального керівництва підприємством і його діяльністю. Друга група - документи по функціях управління. Такі документи складають працівники планово-фінансових відділів, бухгалтерії, постачання і збуту, комерційних, юридичних відділів та інших функціональних підрозділів

Тобто, найважливішою ознакою для класифікації документів завжди є його зміст, і службові документи можуть підрозділятися на:

документацію з адміністративних питань;

Документацію по матеріально-технічному постачанню;

Документацію з планування;

Документацію по оперативної діяльності;

Документацію з бухгалтерського обліку;

Документацію з підготовки та розстановки кадрів;

Документацію з фінансово-кредитних і зовнішньоторговельним питань і т.д.

Крім того, всі документи, що обертаються на підприємстві, можуть класифікуватися по ряду ознак.

За місцем складання документи поділяють на: внутрішні (документи, що складаються працівниками даного підприємства) і зовнішні (документи, що надходять з інших підприємств, організацій і від приватних осіб).

За ступенем уніфікації (за формою) розрізняють документи

індивідуальні,

типові,

трафаретні ,

приблизні,

уніфіковані у вигляді анкети і таблиці.

Індивідуальні документи розробляються конкретними організаціями для внутрішнього користування. Типовими є документи, створювані вищестоящими органами для організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер. Трафаретні документи мають заздалегідь надрукований текст із пробілами, які заповнюються при остаточному оформленні документа в залежності від конкретної ситуації. Такі документи перспективні, оскільки вони дозволяють економити час на підготовку. Зразкові документи носять орієнтовний характер і використовуються для складання та оформлення документів по аналогії.

Анкета - спосіб представлення уніфікованого тексту, при якому постійна інформація розташовується в лівій частині листа, а змінна вноситься в документ у процесі його складання в праву частину листа.

Таблиця являє собою документ, в якому постійна інформація розміщується в заголовках граф і боковика (заголовки рядків), а змінна (в цифровому або словесному вираженні) - на перетині відповідних граф і рядків. У даного виду документа є перевага: текст, представлений у вигляді таблиці, має великої інформаційної ємністю, дозволяє строго класифікувати і кодувати інформацію і легко підсумовувати аналогічні дані.

За походженням виділяють: службові, що зачіпають інтереси підприємства, організації, і особисті, що стосуються конкретної особи і є іменними.

По виду оформлення документи бувають: оригінали (оригінали), копії, виписки, дублікати. Оригінал - це підписаний і належним чином оформлений примірник документа, складений вперше. Копія - повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу (з позначкою «Копія» ), засвідчена в установленому порядку відповідним посадовою особою. На копіях службових документів, що вимагають особливого посвідчення, в обов'язковому порядку ставляться підпис керівника та печатку. Іноді для роботи потрібна не копія з оригінального документу, а виписка з того чи іншого розділу. При оформленні виписки треба обов'язково вказати, з якого документа вона зроблена. Правильність складання виписки підтверджується підписами посадових осіб і печаткою. Підприємствам і організаціям надано право, у разі

Сторінки: 1 2 3 4
загрузка...
ur.co.ua

енциклопедія  з сиру  аджапсандалі  ананаси  узвар