загрузка...

трусы женские
загрузка...
Реферати » Реферати з менеджменту » Системи управління документами, їх функції

Системи управління документами, їх функції

Зміст

Введення

Частина I. Системи управління документами, їх функції

Основні функції СУД

Архітектура СУД


3 Сховище документів


4 Система управління документообігом


5 Комунікаційна середу

1. Інтеграційні компоненти

2. Системні компоненти

Висновок


Список літератури

Введення

Система управління документами ( СУД) [1] - система, що забезпечує роботу з документами.

Інформація, яка знаходиться в розрізнено зберігаються документах, містить багато цінного, виявляється тільки при обробці. Цій меті відповідає СУД, забезпечує управління документами, тобто здатна створювати, зберігати, шукати, отримувати, редагувати і розсилати документи.
Головна функція цієї системи - пошук і індексування документів, що дозволяє швидко визначати місцезнаходження і відслідковувати їх стан.
Важливо також знати, хто користується документами в будь-який момент часу.

Частина I. Системи управління документами, їх функції

Компанія IDC дає наступне визначення ринку Систем Електронного
Управління Документами:
"Системи електронного управління документами (ЕУД) забезпечують процес створення, управління доступом і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів. Типи файлів, які, як правило, підтримують системи СЕД, включають текстові документи, образи, електронні таблиці, аудіо-, відео дані і документи Web. Звичайними можливостями систем ЕУД є створення документів, управління доступом, перетворення і безпека ". [2]


Основними функціями СУД є:

. прийом, реєстрація та облік документів;
. впорядкування і класифікація документів;
. обробка документів;
. дописування коментарів до документів;
. пошук документів за назвами розділів, ключовими словами;
. створення особистих бібліотек документів;
. зміна конфігурації документів;
. контроль версій документів при їх модифікації;
. надання можливості віддаленого доступу до документів;
. управління інформацією в базі даних;
. забезпечення безпеки даних, дозвіл доступу до документів тільки певним користувачам;
. пересилка і розсилка документів;
. адміністрування обліку та архівування даних.

Система управління документами повинна також мати можливість редагування і злиття документів, включення в них звукових фрагментів, відеофільмів, зображень і текстів. СУД забезпечує постійне оновлення інформації, що входить в документи.

Пошук документів повинен здійснюватися відповідно з різноманітними їх характеристиками: дата створення, автори, організація, розглянута тема, тип документа. Управління документами найбільш ефективно здійснюється в мережі підприємства, але все ширше використовується доступ до інформації через глобальні мережі.
СУД можна розбити на п'ять підсистем [3], вирішальні самостійні завдання
(див. таблицю).
| Завдання | Підсистеми СУД |
| Документи потрібно надійно зберігати | Централізоване сховище |
| і швидко знаходити | електронних документів |
| Документи потрібно обробляти | Система управління |
| відповідно до чинних | документообігом |
| процедурами | |
| Учасники процесів повинні мати | Комунікаційна середу |
| ефективні засоби взаємодії | |
| СУД повинна бути пов'язана з іншими | Інтеграційні компоненти |
| компонентами інформаційної системи | |
| Все це повинно на чомусь працювати | Системні компоненти |


Сховище документів

Створюється єдина база даних на сервері, яка дозволяє надійно зберігати документи, систематизувати їх і швидко знаходити потрібну інформацію. При цьому реалізується найважливіший принцип СЕУД: документ зберігається в єдиному екземплярі в місці, добре захищеному від несанкціонованого доступу.
Паперові документи потрапляють в сховище в результаті їх сканування, а електронні - прямо з тієї програми, в якій вони створюються.
Для швидкого пошуку документів сховище забезпечується механізмом наскрізного або, як його ще називають, повнотекстового пошуку, що дозволяє за дуже короткий час знайти потрібний документ за що містяться в ньому ключовими словами.


Система управління документообігом

Документообіг звичайно розглядається в рамках однієї компанії, і є відображенням її бізнес-процесів, а способи управління ними у кожної фірми унікальний.
Крім того, будь-яка успішно діюча організація безперервно змінюється.
Створення нової продукції, придбання нового бізнесу, завоювання нових ринків викликають зміни в організаційній структурі, в управлінських процедурах, у формах і маршрутах руху документів. Щоб встигнути за цими змінами, потрібно використовувати для автоматизації робочих процедур спеціальні програмні засоби.
За допомогою конструктора бізнес-процедур процес обробки документів можна представити як послідовність кроків. На кожному кроці обробки документа визначається, що слід зробити з документом і хто повинен бути виконавцем. По закінченні кроку система автоматично обчислює, куди направити документ далі, і відбувається автоматичне повідомлення наступного виконавця. При цьому всі учасники процесу можуть спостерігати його у вигляді наочної діаграми і бачити, на якій стадії обробки знаходиться документ.

Комунікаційна середу

Щоб забезпечити ефективну взаємодію учасників автоматизованого документообігу, СУД потрібна якась "сигнальна система". Зазвичай це електронна пошта.
По електронній пошті співробітники отримують сповіщення про події, що відбуваються в системі, таких як поява нових документів, надходження документа на розгляд, порушення контрольних термінів. Повідомлення, як правило, містить гіперпосилання, яка дозволяє відкрити відповідний документ з централізованого сховища.
Останнім часом популярними стають також засоби обміну повідомленнями, що дозволяють учасникам бізнес-процесів, в тому числі і між різними організаціями, спілкуватися "в режимі реального часу": отримувати інформацію про наявність один одного на робочому місці , обмінюватися текстовими повідомленнями, а також проводити аудіо-та відеоконференції.

Інтеграційні компоненти

СУД - це всього лише одна з компонент інформаційної системи, причому, як правило, створюється вона не в першу чергу. І, звичайно, СУД повинна бути інтегрована в загальну середу таким чином, щоб не виникало ділянок з
"ручний" обробкою інформації.

Системні компоненти

Технічними засобами, що дозволяють забезпечити функціонування СУД, є інформаційні магістралі, сервери, дискові масиви, бібліотеки оптичних дисків, сканери для масового введення документів і спеціалізоване серверне програмне забезпечення.

Висновок

Управління документами лише частина глобальної системи, частиною якої може є і просте сховище файлів або електронна пошта. У своєму розвитку подібні системи прагнуть до втілення ідеалу - системи управління знаннями, зазвичай на корпоративному рівні.
Як показує практика, впровадження СУД проходить поетапно, окремими складовими, деякі з яких, буває, і зовсім не приживаються в конкретному бізнес-процесі.
Слід зазначити, що потреба в таких системах з'являється у організацій
(фірм), перш ніж у них з'являється фінансова можливість, готові системи можуть коштує не одну сотню тисяч доларів , і ще стільки ж впровадження. В
Росії використання імпортних СУД ускладнено їх непристосованістю до умов нашої дійсності.

Список літератури


1. Як управляти документами в сучасній організації, Віктор Таранов,

2003р., Directum/514280.shtml.
2. Гіпертекстовий енциклопедичний словник з інформатики, 2004р., Ibd.tsi.lv / sart.pl? T1 = QEP.
3. Системи Управління Документами, Олексій Жданов, 2003р., Naumen / go / company / press / judgement.
4. Захаров О. Що таке електронний документообіг. Комп'ютер прес.

1997р., № 4, с. 79-82.
5. IDC. Europe Document Management Market Review and Forecast, 1998-2003,

(2000. Берез.).

МОСКОВСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ім. М.В. ЛОМОНОСОВА

ЕКОНОМІЧНИЙ ФАКУЛЬТЕТ

кафедра економічної інформатики економічного

факультету МГУ

Реферат

на тему: "СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАМИ, ЇХ ФУНКЦІЇ".

Виконав:

студент 315 гр. Бровкін Олександр

Перевірив:

доц., Канд. тех. наук Когаловскій М.Р.

Москва

2004


----------------------
[1] Document Management System (DMS)
[2] IDC. Europe Document Management Market Review and Forecast, 1998-2003,

(2000. Берез.).
[3] "Як управляти документами в сучасній організації", Віктор Таранов,
2003р.

Directum/514280.shtml


загрузка...
ur.co.ua

енциклопедія  з сиру  аджапсандалі  ананаси  узвар